1 00:00:08,000 --> 00:00:12,136 Hallo zusammen und willkommen zurück zum Operational ITAM Podcast. Ich bin Bill Van 2 00:00:12,136 --> 00:00:16,472 Nort, und heute verfolgen wir eine Ersparnis, die es in die Präsentation geschafft hat, 3 00:00:16,472 --> 00:00:18,465 bevor sie in die Konten eingegangen ist. 4 00:00:19,135 --> 00:00:22,666 Die Lizenzen wurden bereinigt. Der Änderungsantrag ist geschlossen. Der 5 00:00:22,666 --> 00:00:26,894 Projektbericht besagt, dass die Arbeit abgeschlossen ist. Dann fragt das Finanzwesen, 6 00:00:26,894 --> 00:00:29,480 warum der Lieferant noch den alten Betrag berechnet. 7 00:00:30,075 --> 00:00:35,025 Niemand denkt mehr, dass dies sein Teil des Projekts ist. Zum Glück hat die Rechnung alle 8 00:00:35,025 --> 00:00:36,360 wieder zusammengebracht. 9 00:00:37,075 --> 00:00:40,460 Heute, Die Entscheidungstabelle: Wo ist das Ersparnis hin? 10 00:00:41,095 --> 00:00:45,529 Guten Morgen, guten Nachmittag oder guten Abend, wo immer Sie zuhören. Dies ist die 11 00:00:45,529 --> 00:00:49,589 Sendung, in der wir die unausgefallene Mechanik der Unternehmens technologie 12 00:00:49,589 --> 00:00:52,260 verständlich machen. Nehmen Sie sich Ihren Kaffee. 13 00:00:52,935 --> 00:00:57,007 In Episode 15 haben wir festgelegt, wer die Verlängerungsentscheidung treffen kann. Wir 14 00:00:57,007 --> 00:01:01,032 gaben dieser Person Beweise, Optionen und Bedingungen an die Hand, die sie tatsächlich 15 00:01:01,032 --> 00:01:01,875 genehmigen konnte. 16 00:01:02,655 --> 00:01:07,388 Heute beginnen wir nach der Genehmigung. Wir werden 1 Änderung verfolgen, bis wir das 17 00:01:07,388 --> 00:01:08,780 Ergebnis erklären können. 18 00:01:09,495 --> 00:01:13,376 Die Leitlinien der FinOps Foundation für Reporting und Analytics fordern den Vergleich 19 00:01:13,376 --> 00:01:17,121 des tatsächlichen Aufwands mit der Schätzung hinter einer Entscheidung. Das ist ein 20 00:01:17,121 --> 00:01:20,867 nützlicher Ausgangspunkt. Die praktische Herausforderung besteht darin, die Distanz 21 00:01:20,867 --> 00:01:24,567 zwischen beiden zu erklären, ohne die ursprüngliche Schätzung jedes Mal zu ändern, 22 00:01:24,567 --> 00:01:25,560 wenn etwas schiefgeht. 23 00:01:26,155 --> 00:01:30,634 Meine Meinung, klar gekennzeichnet: Der ursprüngliche Geschäftsfall sollte im Dokument 24 00:01:30,634 --> 00:01:34,489 verbleiben. Das Forecast unbedingt aktualisieren. Behalten Sie die frühere 25 00:01:34,489 --> 00:01:38,552 Version bei, damit die Organisation daraus lernen kann, was sich geändert hat. 26 00:01:38,552 --> 00:01:42,562 Andernfalls erreicht jedes Projekt am Ende genau die Zahl, die zuletzt jemand 27 00:01:42,562 --> 00:01:43,500 hineingetippt hat. 28 00:01:43,835 --> 00:01:48,395 Verwenden wir ein fiktives Unternehmen und einen erfundenen Softwarevertrag. Dies sind 29 00:01:48,395 --> 00:01:52,797 illustrierende US-Dollar-Beträge, keine Händlerpreise oder Ergebnisse eines Kunden. 30 00:01:52,797 --> 00:01:55,660 Wir folgen einem Kalenderjahr von Januar bis Dezember. 31 00:01:56,190 --> 00:02:00,635 Das Unternehmen zahlt für 1000 Lizenzsubskriptionsplätze zu 20 Dollar pro 32 00:02:00,635 --> 00:02:05,749 Platz pro Monat. Das sind 20000 Dollar pro Monat. Für ein volles Jahr sind es 240000 33 00:02:05,749 --> 00:02:06,175 Dollar. 34 00:02:06,850 --> 00:02:11,276 Eine Überprüfung der Zuweisung ergibt, dass 800 Seats die laufenden geschäftlichen 35 00:02:11,276 --> 00:02:15,432 Anforderungen erfüllen können. Der vorgeschlagene Rückgang beträgt 200 Seats, 36 00:02:15,432 --> 00:02:19,750 beginnend im Januar. Zum gleichen Einheitspreis würde dies 4000 Dollar pro Monat 37 00:02:19,750 --> 00:02:22,395 oder 48000 Dollar über das Jahr hinweg entfernen. 38 00:02:22,775 --> 00:02:27,749 Das ist unsere ursprüngliche Brutto-Prognose. Brutto bedeutet vor den Kosten der Umsetzung 39 00:02:27,749 --> 00:02:32,447 der Änderung. Zudem ist sie bedingt: die Menge muss kommerziell reduzierbar sein, die 40 00:02:32,447 --> 00:02:37,199 Änderung muss im Januar wirksam werden und der verbleibende Service muss weiterhin die 41 00:02:37,199 --> 00:02:38,360 Anforderung erfüllen. 42 00:02:39,135 --> 00:02:42,980 Bevor wir dem Geld folgen, legen wir fest, worüber wir vergleichen. Für diesen Fall 43 00:02:42,980 --> 00:02:47,149 stimmt die Finanzabteilung zu, dass der Erhalt des bestehenden Dienstes bei 1000 seats und 44 00:02:47,149 --> 00:02:50,576 dem gleichen Satz von 20 Dollar eine unterstützte Alternative für das Jahr 45 00:02:50,576 --> 00:02:54,792 darstellt. Wir haben die aktuellen Rechnungen und ein verfügbares unverändertes Renewal zur 46 00:02:54,792 --> 00:02:55,440 Unterstützung. 47 00:02:55,800 --> 00:03:00,325 Die geschäftlichen Anforderungen bleiben gleich. Die Reduzierung entfernt unnötige 48 00:03:00,325 --> 00:03:04,629 Zuweisungen, nicht eine Abteilung, die geschlossen wurde. Keine Preiserhöhung, 49 00:03:04,629 --> 00:03:08,768 Steueränderung, Währungsbewegung oder Service-Degradation versteckt sich im 50 00:03:08,768 --> 00:03:09,320 Vergleich. 51 00:03:10,020 --> 00:03:13,877 Diese Annahmen halten dieses Beispiel lesbar. In Ihren eigenen Aufzeichnungen muss jeder 52 00:03:13,877 --> 00:03:14,885 Punkt überprüft werden. 53 00:03:15,480 --> 00:03:19,518 Dieser vereinbarte Vergleich ist die Basislinie. Er zeigt uns, woran das Ergebnis 54 00:03:19,518 --> 00:03:23,706 gemessen wird. Die Zahlung des vergangenen Jahres, dieses Jahr's Budget, ein Angebot 55 00:03:23,706 --> 00:03:27,495 eines Lieferanten zum Start und eine Prognose der zukünftigen Nachfrage sind 56 00:03:27,495 --> 00:03:31,832 unterschiedliche Basislinien. Der gleiche Rechnungsposten kann sich gegenüber 1 günstig 57 00:03:31,832 --> 00:03:34,275 und gegenüber einem anderen ungünstig darstellen. 58 00:03:34,870 --> 00:03:38,807 Wenn sich die Nachfrage wirklich ändert, erläutern Sie dies separat. Vielleicht bedient 59 00:03:38,807 --> 00:03:42,518 das Unternehmen mehr Kunden oder übernimmt eine weitere Division. Behalten Sie den 60 00:03:42,518 --> 00:03:46,636 genehmigten Vergleich bei und zeigen Sie dann einen angepassten Ansatz mit dem neuen Umfang 61 00:03:46,636 --> 00:03:50,256 und dessen Belegen. Schreiben Sie nicht stillschweigend den Ausgangspunkt um und 62 00:03:50,256 --> 00:03:51,795 nennen Sie die Differenz Leistung. 63 00:03:52,500 --> 00:03:56,593 Sie benötigen auch das Periodenzeichen. Eine monatliche Reduzierung multipliziert mit 12 64 00:03:56,593 --> 00:04:00,733 beschreibt ein volles Jahr zu diesem Satz. Es wird nicht festgestellt, dass 12 Monate von 65 00:04:00,733 --> 00:04:04,780 Nutzen aufgetreten sind. Wir werden sehen, dass dieser Unterschied fast sofort relevant 66 00:04:04,780 --> 00:04:05,245 sein wird. 67 00:04:05,900 --> 00:04:09,941 Ein einfacher Ort, an dem diese Disziplin verloren gehen kann, ist die Übergabe zwischen 68 00:04:09,941 --> 00:04:14,028 Teams. Die Person, die ungenutzte Zuweisungen findet, kann eine Gelegenheit schätzen. Die 69 00:04:14,028 --> 00:04:17,793 Beschaffung kann einen ausgehandelten Standpunkt erfassen. Die Lieferung kann eine 70 00:04:17,793 --> 00:04:19,400 Aktion als abgeschlossen markieren. 71 00:04:19,960 --> 00:04:24,457 Die Finanzen können ein erkannte Ergebnis melden. Das sind nützliche Meilensteine, aber 72 00:04:24,457 --> 00:04:29,006 sie benötigen eigene Daten und Beweise. Wenn alle 4 als gespeichert gekennzeichnet sind, 73 00:04:29,006 --> 00:04:32,625 hört der Bericht auf, Ihnen zu sagen, wo die Arbeit tatsächlich steht. 74 00:04:33,240 --> 00:04:37,165 Behalten Sie die ursprüngliche Schätzung neben dem neuesten Forecast und dem bisher 75 00:04:37,165 --> 00:04:40,570 verifizierten Ergebnis bei. Wenn die ursprüngliche Schätzung falsch war, 76 00:04:40,570 --> 00:04:44,637 hinterlassen Sie eine kurze Erklärung. Wenn sie vernünftig war, sich aber die Umstände 77 00:04:44,637 --> 00:04:48,136 geändert haben, dokumentieren Sie die Änderung. Sie versuchen, die nächste 78 00:04:48,136 --> 00:04:51,967 Entscheidung zu verbessern, nicht die Spalten so anzuordnen, dass niemand darüber 79 00:04:51,967 --> 00:04:52,865 diskutieren muss 1. 80 00:04:53,380 --> 00:04:57,892 Das Team beendet die Aufräumarbeiten später als geplant. Im Januar verbleiben 1000 81 00:04:57,892 --> 00:05:02,625 bezahlte Software-Sitze. Die unterzeichnete Änderung tritt am ersten Februar in Kraft. 82 00:05:02,990 --> 00:05:07,149 Es gibt einen weiteren Unterschied. Der Lieferant stimmt zu, die Verpflichtung nur auf 83 00:05:07,149 --> 00:05:11,260 850 Software-Sitze zu reduzieren. Das ist das Minimum in dieser fiktiven Änderung. Es 84 00:05:11,260 --> 00:05:14,935 handelt sich nicht um eine Aussage über die Regeln eines bestimmten Verlags. 85 00:05:15,570 --> 00:05:20,313 Der autorisierte Eigentümer nimmt diese Option an, und das Team erfasst 800 zugewiesene 86 00:05:20,313 --> 00:05:25,274 Lizenzen gegenüber 850 erworbenen Lizenzen. Es gibt noch 50 nicht zugewiesene Lizenzen, für 87 00:05:25,274 --> 00:05:29,799 die weiterhin gezahlt wird. Dies ist verfügbare Kapazität und keine weitere bereits 88 00:05:29,799 --> 00:05:30,835 erzielte Ersparnis. 89 00:05:31,330 --> 00:05:35,944 Jetzt können wir die überarbeitete Prognose erklären. Wir haben die geplante Reduktion von 90 00:05:35,944 --> 00:05:39,942 4000 Dollar im Januar verloren. Für die verbleibenden 11 Monate kosteten diese 91 00:05:39,942 --> 00:05:43,992 zusätzlichen 50 bezahlten Sitze einen Betrag von 1000 Dollar pro Monat über dem 92 00:05:43,992 --> 00:05:48,504 ursprünglichen Ziel. Weitere 11000 Dollar der ursprünglichen Prognose werden dieses Jahr 93 00:05:48,504 --> 00:05:49,375 nicht eintreffen. 94 00:05:50,060 --> 00:05:54,663 48000, abzüglich 4000 für den Timing-Effekt und abzüglich 11000 für die erhaltene 95 00:05:54,663 --> 00:05:59,778 Verpflichtung. Davon bleiben 33000 US-Dollar an erwarteter Reduzierung der Abonnements für 96 00:05:59,778 --> 00:06:01,085 das Kalenderjahr übrig. 97 00:06:01,780 --> 00:06:07,048 Hier ist ein einfacherer Weg, um es zu überprüfen. Die monatliche Rechnung sollte im 98 00:06:07,048 --> 00:06:12,630 Februar von 20000 auf 17000 sinken. Das sind 3000 Dollar weniger für 11 Monate. Insgesamt 99 00:06:12,630 --> 00:06:13,445 33000 Dollar. 100 00:06:13,830 --> 00:06:17,425 Der operative Aufräumarbeiten kann abgeschlossen sein, während das kommerzielle 101 00:06:17,425 --> 00:06:20,974 Ergebnis kleiner ist als zunächst vorgeschlagen. Beide Aussagen gehören in den 102 00:06:20,974 --> 00:06:24,797 Bericht. Die Bezeichnung der Arbeit als Misserfolg würde die Reduzierung ignorieren. 103 00:06:24,797 --> 00:06:28,255 Das Beibehalten von 48000 in der Prognose würde die Vereinbarung ignorieren. 104 00:06:28,845 --> 00:06:33,257 Hier verbinden Sie den Beweis. Bewahren Sie den genehmigten Vorschlag, die unterzeichnete 105 00:06:33,257 --> 00:06:37,025 Änderung, das Inkrafttretensdatum und die Zuordnungsunterlagen zusammen auf. 106 00:06:37,565 --> 00:06:42,354 Jede Antwort stellt eine andere Frage. Was haben wir beabsichtigt? Was hat der Lieferant 107 00:06:42,354 --> 00:06:46,926 vereinbart? Wann hat sich diese Verpflichtung geändert? Was hat das Team tatsächlich 108 00:06:46,926 --> 00:06:47,470 umgesetzt? 109 00:06:48,080 --> 00:06:51,729 Geben Sie der Änderung eine stabile Referenz, die im Nutzenbericht und in der 110 00:06:51,729 --> 00:06:56,041 Abrechnungsermittlung auftauchen kann. Es ist kein neues System erforderlich. Eine Referenz 111 00:06:56,041 --> 00:06:59,927 im bestehenden Verlängerungsbestand reicht aus, wenn die unterstützenden Dokumente 112 00:06:59,927 --> 00:07:00,685 auffindbar sind. 113 00:07:01,400 --> 00:07:05,498 Die Anleitung von Microsoft zum Kauf oder Entfernen von geschäftlichen Lizenzabonnements 114 00:07:05,498 --> 00:07:09,737 macht hier eine nützliche Unterscheidung. Das Freigeben einer Lizenz für einen Benutzer und 115 00:07:09,737 --> 00:07:13,463 das Entfernen einer erworbenen Lizenz sind getrennte Schritte. Der Zeitpunkt der 116 00:07:13,463 --> 00:07:16,630 Entfernung hängt von der Abrechnungsvereinbarung und dem anwendbaren 117 00:07:16,630 --> 00:07:20,402 Zeitfenster ab. Prüfen Sie das tatsächliche Abonnement und den Vertrag, bevor Sie 118 00:07:20,402 --> 00:07:22,265 vorhersagen, wann die Forderung anfällt. 119 00:07:22,720 --> 00:07:27,814 Das ist ein echtes Produktmechanismus, getrennt von unserem erfundenen Minimum von 120 00:07:27,814 --> 00:07:33,095 850-Sitzen. Ein Screenshot mit weniger Zuweisungen beweist etwas über Zuweisungen. Er 121 00:07:33,095 --> 00:07:36,325 beweist nicht allein eine niedrigere zahlbare Menge. 122 00:07:36,980 --> 00:07:40,390 Und bevor den Zugriff entfernt wird, überprüfen Sie die anhaltenden Anforderungen 123 00:07:40,390 --> 00:07:44,054 bezüglich Service, Daten und Aufbewahrung mit den zuständigen Personen. Eine günstigere 124 00:07:44,054 --> 00:07:47,464 Rechnung ist kein erfolgreicher Ausgangspunkt, wenn die Änderung dazu führt, dass 125 00:07:47,464 --> 00:07:50,285 autorisiertes Personal erforderliche Arbeiten nicht ausführen kann. 126 00:07:50,920 --> 00:07:55,131 Unser fiktives Unternehmen zahlt ebenfalls einem externen Spezialisten 6000 Dollar für 127 00:07:55,131 --> 00:07:59,097 die Durchführung der Aufräumarbeiten. Für dieses Beispiel stellt dies die einzige 128 00:07:59,097 --> 00:08:03,601 zusätzliche Implementierungskosten dar, die im Laufe des Jahres incurred und bezahlt werden, 129 00:08:03,601 --> 00:08:06,245 und Finance berücksichtigt sie in der Nutzenvergleich. 130 00:08:06,960 --> 00:08:11,884 Eine Reduzierung der Abonnements um 33000 Dollar, abzüglich 6000 zur Implementierung, 131 00:08:11,884 --> 00:08:15,765 ergibt einen erwarteten Nettovorteil von 27000 Dollar für das Jahr. 132 00:08:16,400 --> 00:08:20,670 Interne Mitarbeiter verbringen ebenfalls Zeit mit der Änderung. Erfassen Sie diesen Aufwand. 133 00:08:20,670 --> 00:08:24,198 In diesem Fall passt dies in die bestehende Kapazität, ohne dass zusätzliche 134 00:08:24,198 --> 00:08:28,096 Personalkosten oder verdrängte finanzierte Arbeiten identifiziert werden, sodass wir 135 00:08:28,096 --> 00:08:29,860 keine zusätzliche Barzahlung erfinden. 136 00:08:30,380 --> 00:08:34,130 Wenn es wichtige Arbeiten verdrängt, sagen Sie, was verdrängt wurde, und bewerten Sie 137 00:08:34,130 --> 00:08:37,925 dies. Bezahlte Rechnungen sind nicht die einzigen möglichen Kosten einer Entscheidung. 138 00:08:38,500 --> 00:08:42,678 Die Abschlussprüfung erfordert ebenfalls mehr als nur den Ticket-Status. Der Service Owner 139 00:08:42,678 --> 00:08:45,835 muss bestätigen, dass die richtigen Zuordnungen entfernt wurden, die 140 00:08:45,835 --> 00:08:49,642 erforderlichen Personen Zugriff behalten haben und die gekaufte Menge der Änderung 141 00:08:49,642 --> 00:08:53,634 entspricht. Bewahren Sie ein vom System aufgezeichnetes Datum auf, das tatsächlich die 142 00:08:53,634 --> 00:08:57,163 Zuordnungen steuert. Wenn eine automatisierte Regel diese Zuordnungen morgen 143 00:08:57,163 --> 00:09:01,248 wiederherstellen kann, identifizieren Sie, wer diese Regel besitzt, bevor Sie die Arbeit 144 00:09:01,248 --> 00:09:01,805 abschließen. 145 00:09:02,460 --> 00:09:06,600 Halten Sie die Prüfung im Verhältnis zum Service. Sie müssen eine gesamte Anwendung 146 00:09:06,600 --> 00:09:11,189 nicht erneut testen, weil ein inaktiver Konto entfernt wurde. Sie müssen jedoch wissen, dass 147 00:09:11,189 --> 00:09:15,628 die Entfernung stattgefunden hat und dass der Grund dafür, sie als unnötig zu bezeichnen, 148 00:09:15,628 --> 00:09:19,569 haltbar ist. Wo der Beweis nur eine Aufforderung zur Änderung darstellt, bleibt 149 00:09:19,569 --> 00:09:21,265 die Implementierung unverifiziert. 150 00:09:21,980 --> 00:09:26,562 Das Gegenargument ist fair: das klingt nach viel Aufwand für eine bescheidene Reduktion. 151 00:09:26,562 --> 00:09:31,195 Der Aufwand sollte verhältnismäßig sein. Eine kleine, unkomplizierte Änderung kann einige 152 00:09:31,195 --> 00:09:35,464 verknüpfte Datensätze und eine kurze Überprüfung erfordern. Aber jemand muss immer 153 00:09:35,464 --> 00:09:40,046 noch den wirksamen Zeitpunkt, die tatsächliche Menge und die Kosten dafür festlegen. Die 154 00:09:40,046 --> 00:09:42,805 Berechnung wird kürzer, wenn die Fakten einfach sind. 155 00:09:43,420 --> 00:09:47,922 An diesem Punkt haben wir eine überarbeitete Prognose. Wir haben noch nicht das Ergebnis 156 00:09:47,922 --> 00:09:52,066 eines ganzen Jahres verifiziert. Jetzt brauchen wir die Rechnungen, und hier wird 157 00:09:52,066 --> 00:09:53,345 unser Fall interessanter. 158 00:09:58,000 --> 00:10:02,007 Machen wir eine kurze Pause. Wenn Sie ein praktisches Verfahren für diese Arbeit 159 00:10:02,007 --> 00:10:06,464 wünschen, verfügt der Operational ITAM Store über das 1 genannte Validieren von Vorteilen 160 00:10:06,464 --> 00:10:09,720 und Berichten über Geschäftsergebnisse. Es ist das Verfahren F02. 161 00:10:10,440 --> 00:10:15,091 Es enthält ein bearbeitbares HTML-Verfahren, ein SVG-Flussdiagramm und eine lokale 162 00:10:15,091 --> 00:10:20,025 Einführungs- und Nachweiskontrolleliste. Die Ausgangseingaben umfassen den vereinbarten 163 00:10:20,025 --> 00:10:24,789 Baseline, die genehmigte Maßnahme, Rechnungen oder Angebote, Implementierungskosten, 164 00:10:24,789 --> 00:10:27,965 Währung, Zeitraum und Beweise für das Geschäftsergebnis. 165 00:10:28,560 --> 00:10:31,454 Das gibt Ihnen einen strukturierten Ausgangspunkt für das Gespräch mit der 166 00:10:31,454 --> 00:10:32,080 Finanzabteilung. 167 00:10:32,960 --> 00:10:36,380 Passen Sie die Verantwortlichkeiten und Messentscheidungen an Ihre Organisation an. 168 00:10:37,120 --> 00:10:41,205 Das Verfahren entscheidet nicht darüber, was Ihr Finanzteam anerkennen wird, und es ersetzt 169 00:10:41,205 --> 00:10:43,045 nicht die Aufzeichnungen hinter der Zahl. 170 00:10:43,650 --> 00:10:47,645 Sie können den Inhalt unter operationalitam.com/store überprüfen. Dies ist 171 00:10:47,645 --> 00:10:52,180 mein bezahltes Ressource, und der Kauf unterstützt die Show. Die heutige Hausaufgabe 172 00:10:52,180 --> 00:10:56,175 verwendet Informationen, die Sie bereits haben, und erfordert keinen Kauf. 173 00:10:56,745 --> 00:11:01,372 Sie finden den Podcast und praktische Ressourcen auch unter operationalitam.com. 174 00:11:01,372 --> 00:11:06,231 Wenn jemand immer wieder fragt, wohin die Einsparungen geflossen sind, könnte dieser 175 00:11:06,231 --> 00:11:07,850 Folge für Sie nützlich sein. 176 00:11:11,945 --> 00:11:13,550 Alles klar. Zurück zu den Rechnungen. 177 00:11:14,445 --> 00:11:20,018 Im Januar wird korrekt mit 20000 Dollar abgerechnet. Aber auch Februar und März werden 178 00:11:20,018 --> 00:11:25,202 mit 20000 abgerechnet, obwohl die unterzeichnete Änderungssatzung von Februar an 179 00:11:25,202 --> 00:11:29,090 17000 verlangt. April und Mai kommen auf das korrekte 17000. 180 00:11:29,565 --> 00:11:33,645 Ende Mai belief sich der Betrag dieser 5 Rechnungen auf 94000 Dollar. 181 00:11:34,285 --> 00:11:39,214 Unser unveränderter Basiswert für 5 Monate beträgt 100000. Die aktuellen Rechnungen 182 00:11:39,214 --> 00:11:41,470 zeigen eine Reduktion von 6000 Dollar. 183 00:11:42,105 --> 00:11:47,736 Die Vereinbarung unterstützt einen anderen Betrag: Januar mit 20000, dann 4 Monate bei 184 00:11:47,736 --> 00:11:53,368 17000, insgesamt 88000. Im Vergleich zur Basislinie sollte dies bis Mai eine Reduktion 185 00:11:53,368 --> 00:11:55,070 von 12000 Dollar bedeuten. 186 00:11:55,645 --> 00:11:59,790 Die Lücke von 6000 Dollar ist die zusätzliche Gebühr von 3000, die im Februar und erneut im 187 00:11:59,790 --> 00:12:03,934 März erhoben wurde. Es handelt sich um einen Abrechnungsstreit, der durch den Zusatzvertrag 188 00:12:03,934 --> 00:12:07,396 gestützt wird. Es ist keine weitere Reduzierung des vertraglich vereinbarten 189 00:12:07,396 --> 00:12:07,760 Preises. 190 00:12:08,495 --> 00:12:13,596 Bei der Berichtsabgrenzung im Mai werden 6000 durch die aktuell verbuchten Rechnungen 191 00:12:13,596 --> 00:12:18,578 gedeckt, und weitere 6000 stehen unter Dispute. Die Finanzabteilung entscheidet, ob 192 00:12:18,578 --> 00:12:23,259 der disutierte Betrag eine Buchungsanpassung gemäß der Organisationsrichtlinie 193 00:12:23,259 --> 00:12:28,660 rechtfertigt. Ein erwarteter Credit ist kein Beleg dafür, dass der Credit eingegangen ist. 194 00:12:29,345 --> 00:12:33,667 Die Untersuchung sollte spezifisch sein. Identifizieren Sie das Abo, die juristische 195 00:12:33,667 --> 00:12:38,298 Person, beide Rechnernummern, die relevanten Leistungszeiträume, die vereinbarte Menge und 196 00:12:38,298 --> 00:12:43,032 den wirksamen Zeitpunkt der Änderung. Fordern Sie den Lieferanten auf, die 2 identifizierten 197 00:12:43,032 --> 00:12:47,354 Unterschiede zu korrigieren. Das ist viel einfacher zu lösen als eine Nachricht, die 198 00:12:47,354 --> 00:12:50,390 besagt, dass der Einsparungsbericht nicht korrekt aussieht. 199 00:12:51,085 --> 00:12:54,584 Die Rechnungsstellungshinweise von Microsoft unterscheiden das Rechnungsdatum vom 200 00:12:54,584 --> 00:12:58,385 Abrechnungszeitraum, der durch eine Gebühr abgedeckt wird. Diese Unterscheidung ist über 201 00:12:58,385 --> 00:13:02,229 dieses Beispiel hinaus relevant. Ein Dokument, das in diesem Monat eingeht, kann sich auf 202 00:13:02,229 --> 00:13:05,857 einen früheren Zeitraum beziehen. Erfassen Sie beide Daten, damit eine nachträgliche 203 00:13:05,857 --> 00:13:09,010 Korrektur nicht mit einer neuen operativen Verbesserung verwechselt wird. 204 00:13:09,645 --> 00:13:13,804 In unserem fiktiven Fall akzeptiert der Lieferant den Einspruch und stellt im Juni 205 00:13:13,804 --> 00:13:18,165 einen Gutschriftbetrag von 6000 Dollar aus. Dieser wird gegen die normale Forderung in 206 00:13:18,165 --> 00:13:22,070 Höhe von 17000 Dollar für Juni angerechnet, sodass noch 11000 zu zahlen sind. 207 00:13:22,845 --> 00:13:27,729 Im Juni ist es kein 11000-Dollar-Service geworden. Die wiederkehrende Gebühr beträgt 208 00:13:27,729 --> 00:13:32,090 immer noch 17000. 6000 bezieht sich auf die Korrektur von Februar und März. 209 00:13:32,765 --> 00:13:36,506 Verknüpfen Sie den Credit mit diesen ursprünglichen Rechnungen und zeigen Sie, wann 210 00:13:36,506 --> 00:13:40,426 er angewendet wurde. Wenn die Finanzen die Korrektur bereits in einem früheren Zeitraum 211 00:13:40,426 --> 00:13:44,077 erfasst haben, schließt sein späterer Eintreffen diesen Posten ab. Er darf keinen 212 00:13:44,077 --> 00:13:46,150 zweiten Nutzen im Einsparungsbericht erzeugen. 213 00:13:46,725 --> 00:13:50,752 Und wenn Sie sagen wollen, dass Bargeld gespart wurde, prüfen Sie die Abrechnung. Eine 214 00:13:50,752 --> 00:13:54,170 Rechnung, ein Aufwandseingang, ein Gutschriftssaldo und eine Zahlung sind 215 00:13:54,170 --> 00:13:58,197 verwandte Aufzeichnungen, aber sie sind nicht austauschbar. In unserem abgeschlossenen 216 00:13:58,197 --> 00:14:02,037 fiktiven Jahr wurden alle relevanten Belastungen und die Gutschrift beglichen. Bis 217 00:14:02,037 --> 00:14:05,830 zu diesem Zeitpunkt verwenden Sie das Label, das durch die Beweise gestützt wird. 218 00:14:06,525 --> 00:14:10,914 Lassen Sie uns das Jahr abschließen. Von Juli bis Dezember bleibt die Abonnementgebühr bei 219 00:14:10,914 --> 00:14:15,011 17000 Dollar pro Monat. Es treten keine weiteren Abrechnungsfehler, neuen Sitzplätze 220 00:14:15,011 --> 00:14:19,254 oder zusätzlichen Projektkosten auf. Der Geschäftsinhaber bestätigt, dass der weiterhin 221 00:14:19,254 --> 00:14:22,180 erbrachte Service den vereinbarten Anforderungen entspricht. 222 00:14:22,700 --> 00:14:29,751 Das endgültige Abonnement-Gesamtsumme nach dem Credit beträgt 207000 Dollar. Sie können das 223 00:14:29,751 --> 00:14:36,725 überprüfen als Januars 20000 plus 11 Monate bei 17000. Gegen unsere 240000-Dollar-Baseline 224 00:14:36,725 --> 00:14:38,585 ist die Reduktion 33000. 225 00:14:38,880 --> 00:14:43,174 Subtrahieren Sie die Implementierungskosten von 6000 Dollar. Der Nettoeffekt im 226 00:14:43,174 --> 00:14:46,925 Kalenderjahr beträgt unter unseren angegebenen Annahmen 27000 Dollar. 227 00:14:47,530 --> 00:14:51,665 Der Credit ist bereits in diesem Ergebnis enthalten. Eine erneute Addition würde den 228 00:14:51,665 --> 00:14:55,849 Nutzen überhöhen. Ein Auslassen würde den Nutzen unterschätzen. Der Credit korrigiert 229 00:14:55,849 --> 00:14:59,935 die Abrechnungsposition, sodass sie mit der geänderten Verpflichtung übereinstimmt. 230 00:15:00,515 --> 00:15:05,055 Wir können nun erklären, was mit den ursprünglichen 48000 passiert ist. 4000 gingen 231 00:15:05,055 --> 00:15:10,032 verloren, weil die Änderung einen Monat später begann. 11000 gingen verloren, weil sich das 232 00:15:10,032 --> 00:15:13,095 Commitment nur auf 850 Software-Sitze reduzieren konnte. 233 00:15:13,695 --> 00:15:17,832 Es wurden 6000 für die Implementierung der Änderung ausgegeben. Die verbleibenden 27000 234 00:15:17,832 --> 00:15:20,020 werden durch den abgeschlossenen Fall gedeckt. 235 00:15:20,695 --> 00:15:24,940 Das ist eine Erklärung, die jemand anderes reproduzieren kann. Sie liefert auch nützliche 236 00:15:24,940 --> 00:15:29,186 Informationen für das nächste Projekt. Das effektive Datum benötigte mehr Aufmerksamkeit. 237 00:15:29,186 --> 00:15:32,907 Die Mindestverpflichtung hätte vor der Verbreitung der ursprünglichen Prognose 238 00:15:32,907 --> 00:15:36,818 getestet werden sollen. Die Abrechnung erforderte Nachbereitung nach Abschluss der 239 00:15:36,818 --> 00:15:37,820 technischen Arbeiten. 240 00:15:38,515 --> 00:15:42,934 Nun stellen Sie sich vor, jemand fragt nach der annualisierten Reduktion. Bei 3000 Dollar 241 00:15:42,934 --> 00:15:47,452 pro Monat würde die wiederkehrende Reduktion der Abonnements über 12 Monate 36000 betragen, 242 00:15:47,452 --> 00:15:51,474 unter der Annahme, dass derselbe Umfang, dieselbe Rate und dieselbe Verpflichtung 243 00:15:51,474 --> 00:15:55,347 fortbestehen. Dies ist ein vorwärts gerichteter Run Rate. Er ersetzt weder das 244 00:15:55,347 --> 00:15:59,220 diesjährige Ergebnis von 33000 in Brutto noch das Ergebnis von 27000 in Netto. 245 00:15:59,775 --> 00:16:03,484 Und wenn das Management das freigegebene Budget für einen anderen Dienst ausgibt, 246 00:16:03,484 --> 00:16:07,284 melden Sie diese Zuweisung separat. Der ursprüngliche Dienst kann auch dann weniger 247 00:16:07,284 --> 00:16:11,542 kosten, wenn der gesamte Technologiebudget auf dem gleichen Niveau bleibt. Ebenso beweist ein 248 00:16:11,542 --> 00:16:15,113 niedrigeres Gesamtbudget nicht, dass Ihre spezifische Maßnahme die Reduzierung 249 00:16:15,113 --> 00:16:15,800 verursacht hat. 250 00:16:16,435 --> 00:16:20,361 Amazon Web Services bietet ein weiteres nützliches Beispiel dafür, warum Labels 251 00:16:20,361 --> 00:16:24,685 wichtig sind. Die Dokumentation zur Auslastung von Savings Plans definiert die gesamten 252 00:16:24,685 --> 00:16:28,660 Nettoeinsparungen im Vergleich zu den geschätzten On-Demand-Kosten für denselben 253 00:16:28,660 --> 00:16:31,195 Verbrauch. Das ist eine definierte Vergleichsbasis. 254 00:16:31,855 --> 00:16:35,124 Es bedeutet nicht, dass die Rechnung der Organisation im Vergleich zum Vormonat um 255 00:16:35,124 --> 00:16:36,200 diesen Betrag gesunken ist. 256 00:16:36,915 --> 00:16:40,912 Amazon Web Services, oder AWS wie es üblicherweise genannt wird, berichtet 257 00:16:40,912 --> 00:16:45,503 ebenfalls, wie viel des Engagements genutzt wurde. Wenn eine Workload reduziert wird, 258 00:16:45,503 --> 00:16:50,473 prüfen Sie, was mit diesem Engagement passiert und ob andere berechtigte Nutzungsmengen dies 259 00:16:50,473 --> 00:16:51,175 kompensieren. 260 00:16:51,775 --> 00:16:54,943 Eine technische Reduktion und eine finanzielle Reduktion können zu unterschiedlichen 261 00:16:54,943 --> 00:16:55,735 Zeitpunkten erfolgen. 262 00:16:56,415 --> 00:16:59,356 Die Antwort liegt in der Nutzung, dem Commitment und den Belegdaten für die 263 00:16:59,356 --> 00:17:00,140 Abrechnung zusammen. 264 00:17:00,855 --> 00:17:04,543 In unserem Seat-Beispiel könnten die 50 unzugeteilten bezahlten Sitze später neue 265 00:17:04,543 --> 00:17:08,459 Einstiegsmitarbeiter aufnehmen. Wenn dies der Fall ist, erfassen Sie den tatsächlichen 266 00:17:08,459 --> 00:17:11,919 Wiederverwendungswert. Wenn jemand den vermiedenen Kauf beanspruchen möchte, 267 00:17:11,919 --> 00:17:16,017 dokumentieren Sie den zusätzlichen Kauf, der sonst notwendig gewesen wäre, und stimmen Sie 268 00:17:16,017 --> 00:17:20,206 den Vergleich mit Finance ab. Zählen Sie nicht sowohl die erhaltene Kapazität als auch deren 269 00:17:20,206 --> 00:17:23,575 spätere Wiederverwendung als separate Geldersparnisse aus dem diesjährigen 270 00:17:23,575 --> 00:17:24,440 Reduktionsmaßnahme. 271 00:17:25,115 --> 00:17:29,279 Was ist, wenn der Credit nie eingeht oder die Aufzeichnungen unvollständig sind? Lassen Sie 272 00:17:29,279 --> 00:17:33,488 den Artikel offen mit dem Betrag, dem Lücke in den Beweisen, der verantwortlichen Person und 273 00:17:33,488 --> 00:17:34,495 der nächsten Maßnahme. 274 00:17:34,995 --> 00:17:43,045 Operational ITAM, Bill Van Nort, FinOps, Microsoft, AWS, F02 und URLs bleiben 275 00:17:43,045 --> 00:17:44,300 unverändert. 276 00:17:44,790 --> 00:17:48,671 Was ist, wenn der Service schlechter wird? Stellen Sie das neben das finanzielle 277 00:17:48,671 --> 00:17:52,794 Ergebnis. Verfolgen Sie die vereinbarten Maßnahmen: erforderlicher Zugriff, Abschluss 278 00:17:52,794 --> 00:17:57,015 der Arbeiten, Support-Anfragen oder was auch immer der Geschäftsinhaber festgelegt hat. 279 00:17:57,015 --> 00:18:01,236 Eine Reduzierung von Abonnements löscht keine Nacharbeit oder ein operatives Problem an 280 00:18:01,236 --> 00:18:05,408 anderer Stelle nicht aus. Die Leitlinien der FinOps Foundation zur Quantifizierung des 281 00:18:05,408 --> 00:18:09,822 geschäftlichen Wertes beinhalten ausdrücklich die Service- und Organisationsleistung, nicht 282 00:18:09,822 --> 00:18:11,035 nur die monetären Kosten. 283 00:18:11,670 --> 00:18:15,875 Meine Empfehlung ist, einen Leistungsanspruch nur dann zu schließen, wenn eine andere Person 284 00:18:15,875 --> 00:18:19,806 seine Vergleich und Beweise nachvollziehen kann. Erfassen Sie den Umfang und Zeitraum, 285 00:18:19,806 --> 00:18:23,691 bewahren Sie die Quelldokumente auf, erläutern Sie die Anpassungen und lassen Sie den 286 00:18:23,691 --> 00:18:27,667 vereinbarten Prüfer das Ergebnis bestätigen. Vergüten Sie die Personen, die beigetragen 287 00:18:27,667 --> 00:18:31,415 haben, ohne das Geld mit der Anzahl der beteiligten Abteilungen zu multiplizieren. 288 00:18:32,090 --> 00:18:35,420 Das Prinzip des Tages ist die Nachverfolgbarkeit. Jemand sollte in der Lage 289 00:18:35,420 --> 00:18:39,149 sein, mit dem berichteten Ergebnis zu beginnen und bis zur genehmigten Maßnahme, der 290 00:18:39,149 --> 00:18:42,878 implementierten Änderung und den finanziellen Aufzeichnungen vorzudringen, die diese 291 00:18:42,878 --> 00:18:43,455 unterstützen. 292 00:18:43,890 --> 00:18:48,054 Unterricht beendet. Hier ist eure Hausaufgabe. Nehmt euch etwa eine Stunde Zeit und wählt 1 293 00:18:48,054 --> 00:18:52,080 abgeschlossene Technologieänderung aus, unter Verwendung von Aufzeichnungen, auf die ihr 294 00:18:52,080 --> 00:18:52,675 Zugriff habt. 295 00:18:53,280 --> 00:18:57,593 Schreiben Sie den ursprünglichen erwarteten Nutzen, seine Basislinie und den Zeitraum, den 296 00:18:57,593 --> 00:19:01,378 er abdeckt, auf. Finden Sie das effektive Datum im ausgeführten Vertrag oder im 297 00:19:01,378 --> 00:19:02,720 genehmigten Änderungsantrag. 298 00:19:03,280 --> 00:19:07,228 Vergleichen Sie, was implementiert wurde, mit dem, was gekauft wurde. Inspektieren Sie dann 299 00:19:07,228 --> 00:19:10,785 eine Rechnung für den betroffenen Zeitraum und jeden damit verbundenen Gutschrift. 300 00:19:11,500 --> 00:19:15,712 Verzeichnen Sie die Kosten der Änderung. Erklären Sie jeden wesentlichen Unterschied 301 00:19:15,712 --> 00:19:20,125 zwischen der ursprünglichen Schätzung und dem Ergebnis, das Sie belegen können. Wenn ein 302 00:19:20,125 --> 00:19:24,689 Dokument fehlt, nennen Sie es und weisen Sie die nächste Maßnahme zu. Beenden Sie mit einem 303 00:19:24,689 --> 00:19:29,152 Satz, der angibt, was verifiziert wurde und was noch ungelöst ist. Nehmen Sie diese Seite 304 00:19:29,152 --> 00:19:30,305 zu Ihrem Finanzpartner. 305 00:19:30,800 --> 00:19:35,018 Wenn Sie ein Verfahren suchen, das die Wiederholbarkeit dieser Arbeit unterstützt, 306 00:19:35,018 --> 00:19:39,596 schauen Sie nach F02, Validate Benefits and Report Business Outcomes, im Operational ITAM 307 00:19:39,596 --> 00:19:42,065 Store. Der Link befindet sich in den Show Notes. 308 00:19:42,880 --> 00:19:46,497 Es gibt eine natürliche nächste Frage bei The Decision Table: Sobald Sie ein Ergebnis 309 00:19:46,497 --> 00:19:50,368 verifiziert haben, was würde dazu führen, dass Sie es erneut prüfen? Halten Sie diese Frage 310 00:19:50,368 --> 00:19:54,155 neben Ihrem abgeschlossenen Protokoll. Wir werden darauf zurückkommen, wie Entscheidungen 311 00:19:54,155 --> 00:19:56,325 bestehen bleiben, wenn sich das Unternehmen ändert. 312 00:19:56,835 --> 00:20:01,898 Die Akten sind geöffnet. 1 Situation, 1 Seite. Die Einschränkung, was Sie getan haben und was 313 00:20:01,898 --> 00:20:06,416 passiert ist. Entfernen Sie Firmennamen und sensible Details, bevor Sie es über die 314 00:20:06,416 --> 00:20:11,043 Website senden. Senden Sie mir 1 wertvoll arbeitend, und ich werde eine Episode darum 315 00:20:11,043 --> 00:20:11,860 herum aufbauen. 316 00:20:12,315 --> 00:20:16,098 Ich bin Bill Van Nort, dies ist der Operational ITAM-Podcast. Halten Sie den 317 00:20:16,098 --> 00:20:20,478 Vergleich sichtbar. Folgen Sie der Änderung durch die Rechnung. Melden Sie das Ergebnis, 318 00:20:20,478 --> 00:20:24,560 das Sie unterstützen können. Ich spreche mit Ihnen nächste Woche. Auf Wiedersehen.