WEBVTT

00:00:08.000 --> 00:00:12.136
Hallo zusammen und willkommen zurück zum
Operational ITAM Podcast. Ich bin Bill Van

00:00:12.136 --> 00:00:16.472
Nort, und heute verfolgen wir eine Ersparnis,
die es in die Präsentation geschafft hat,

00:00:16.472 --> 00:00:18.465
bevor sie in die Konten eingegangen ist.

00:00:19.135 --> 00:00:22.666
Die Lizenzen wurden bereinigt. Der
Änderungsantrag ist geschlossen. Der

00:00:22.666 --> 00:00:26.894
Projektbericht besagt, dass die Arbeit
abgeschlossen ist. Dann fragt das Finanzwesen,

00:00:26.894 --> 00:00:29.480
warum der Lieferant noch den alten Betrag
berechnet.

00:00:30.075 --> 00:00:35.025
Niemand denkt mehr, dass dies sein Teil des
Projekts ist. Zum Glück hat die Rechnung alle

00:00:35.025 --> 00:00:36.360
wieder zusammengebracht.

00:00:37.075 --> 00:00:40.460
Heute, Die Entscheidungstabelle: Wo ist das
Ersparnis hin?

00:00:41.095 --> 00:00:45.529
Guten Morgen, guten Nachmittag oder guten
Abend, wo immer Sie zuhören. Dies ist die

00:00:45.529 --> 00:00:49.589
Sendung, in der wir die unausgefallene
Mechanik der Unternehmens technologie

00:00:49.589 --> 00:00:52.260
verständlich machen. Nehmen Sie sich Ihren
Kaffee.

00:00:52.935 --> 00:00:57.007
In Episode 15 haben wir festgelegt, wer die
Verlängerungsentscheidung treffen kann. Wir

00:00:57.007 --> 00:01:01.032
gaben dieser Person Beweise, Optionen und
Bedingungen an die Hand, die sie tatsächlich

00:01:01.032 --> 00:01:01.875
genehmigen konnte.

00:01:02.655 --> 00:01:07.388
Heute beginnen wir nach der Genehmigung. Wir
werden 1 Änderung verfolgen, bis wir das

00:01:07.388 --> 00:01:08.780
Ergebnis erklären können.

00:01:09.495 --> 00:01:13.376
Die Leitlinien der FinOps Foundation für
Reporting und Analytics fordern den Vergleich

00:01:13.376 --> 00:01:17.121
des tatsächlichen Aufwands mit der Schätzung
hinter einer Entscheidung. Das ist ein

00:01:17.121 --> 00:01:20.867
nützlicher Ausgangspunkt. Die praktische
Herausforderung besteht darin, die Distanz

00:01:20.867 --> 00:01:24.567
zwischen beiden zu erklären, ohne die
ursprüngliche Schätzung jedes Mal zu ändern,

00:01:24.567 --> 00:01:25.560
wenn etwas schiefgeht.

00:01:26.155 --> 00:01:30.634
Meine Meinung, klar gekennzeichnet: Der
ursprüngliche Geschäftsfall sollte im Dokument

00:01:30.634 --> 00:01:34.489
verbleiben. Das Forecast unbedingt
aktualisieren. Behalten Sie die frühere

00:01:34.489 --> 00:01:38.552
Version bei, damit die Organisation daraus
lernen kann, was sich geändert hat.

00:01:38.552 --> 00:01:42.562
Andernfalls erreicht jedes Projekt am Ende
genau die Zahl, die zuletzt jemand

00:01:42.562 --> 00:01:43.500
hineingetippt hat.

00:01:43.835 --> 00:01:48.395
Verwenden wir ein fiktives Unternehmen und
einen erfundenen Softwarevertrag. Dies sind

00:01:48.395 --> 00:01:52.797
illustrierende US-Dollar-Beträge, keine
Händlerpreise oder Ergebnisse eines Kunden.

00:01:52.797 --> 00:01:55.660
Wir folgen einem Kalenderjahr von Januar bis
Dezember.

00:01:56.190 --> 00:02:00.635
Das Unternehmen zahlt für 1000
Lizenzsubskriptionsplätze zu 20 Dollar pro

00:02:00.635 --> 00:02:05.749
Platz pro Monat. Das sind 20000 Dollar pro
Monat. Für ein volles Jahr sind es 240000

00:02:05.749 --> 00:02:06.175
Dollar.

00:02:06.850 --> 00:02:11.276
Eine Überprüfung der Zuweisung ergibt, dass
800 Seats die laufenden geschäftlichen

00:02:11.276 --> 00:02:15.432
Anforderungen erfüllen können. Der
vorgeschlagene Rückgang beträgt 200 Seats,

00:02:15.432 --> 00:02:19.750
beginnend im Januar. Zum gleichen
Einheitspreis würde dies 4000 Dollar pro Monat

00:02:19.750 --> 00:02:22.395
oder 48000 Dollar über das Jahr hinweg
entfernen.

00:02:22.775 --> 00:02:27.749
Das ist unsere ursprüngliche Brutto-Prognose.
Brutto bedeutet vor den Kosten der Umsetzung

00:02:27.749 --> 00:02:32.447
der Änderung. Zudem ist sie bedingt: die Menge
muss kommerziell reduzierbar sein, die

00:02:32.447 --> 00:02:37.199
Änderung muss im Januar wirksam werden und der
verbleibende Service muss weiterhin die

00:02:37.199 --> 00:02:38.360
Anforderung erfüllen.

00:02:39.135 --> 00:02:42.980
Bevor wir dem Geld folgen, legen wir fest,
worüber wir vergleichen. Für diesen Fall

00:02:42.980 --> 00:02:47.149
stimmt die Finanzabteilung zu, dass der Erhalt
des bestehenden Dienstes bei 1000 seats und

00:02:47.149 --> 00:02:50.576
dem gleichen Satz von 20 Dollar eine
unterstützte Alternative für das Jahr

00:02:50.576 --> 00:02:54.792
darstellt. Wir haben die aktuellen Rechnungen
und ein verfügbares unverändertes Renewal zur

00:02:54.792 --> 00:02:55.440
Unterstützung.

00:02:55.800 --> 00:03:00.325
Die geschäftlichen Anforderungen bleiben
gleich. Die Reduzierung entfernt unnötige

00:03:00.325 --> 00:03:04.629
Zuweisungen, nicht eine Abteilung, die
geschlossen wurde. Keine Preiserhöhung,

00:03:04.629 --> 00:03:08.768
Steueränderung, Währungsbewegung oder
Service-Degradation versteckt sich im

00:03:08.768 --> 00:03:09.320
Vergleich.

00:03:10.020 --> 00:03:13.877
Diese Annahmen halten dieses Beispiel lesbar.
In Ihren eigenen Aufzeichnungen muss jeder

00:03:13.877 --> 00:03:14.885
Punkt überprüft werden.

00:03:15.480 --> 00:03:19.518
Dieser vereinbarte Vergleich ist die
Basislinie. Er zeigt uns, woran das Ergebnis

00:03:19.518 --> 00:03:23.706
gemessen wird. Die Zahlung des vergangenen
Jahres, dieses Jahr's Budget, ein Angebot

00:03:23.706 --> 00:03:27.495
eines Lieferanten zum Start und eine Prognose
der zukünftigen Nachfrage sind

00:03:27.495 --> 00:03:31.832
unterschiedliche Basislinien. Der gleiche
Rechnungsposten kann sich gegenüber 1 günstig

00:03:31.832 --> 00:03:34.275
und gegenüber einem anderen ungünstig
darstellen.

00:03:34.870 --> 00:03:38.807
Wenn sich die Nachfrage wirklich ändert,
erläutern Sie dies separat. Vielleicht bedient

00:03:38.807 --> 00:03:42.518
das Unternehmen mehr Kunden oder übernimmt
eine weitere Division. Behalten Sie den

00:03:42.518 --> 00:03:46.636
genehmigten Vergleich bei und zeigen Sie dann
einen angepassten Ansatz mit dem neuen Umfang

00:03:46.636 --> 00:03:50.256
und dessen Belegen. Schreiben Sie nicht
stillschweigend den Ausgangspunkt um und

00:03:50.256 --> 00:03:51.795
nennen Sie die Differenz Leistung.

00:03:52.500 --> 00:03:56.593
Sie benötigen auch das Periodenzeichen. Eine
monatliche Reduzierung multipliziert mit 12

00:03:56.593 --> 00:04:00.733
beschreibt ein volles Jahr zu diesem Satz. Es
wird nicht festgestellt, dass 12 Monate von

00:04:00.733 --> 00:04:04.780
Nutzen aufgetreten sind. Wir werden sehen,
dass dieser Unterschied fast sofort relevant

00:04:04.780 --> 00:04:05.245
sein wird.

00:04:05.900 --> 00:04:09.941
Ein einfacher Ort, an dem diese Disziplin
verloren gehen kann, ist die Übergabe zwischen

00:04:09.941 --> 00:04:14.028
Teams. Die Person, die ungenutzte Zuweisungen
findet, kann eine Gelegenheit schätzen. Die

00:04:14.028 --> 00:04:17.793
Beschaffung kann einen ausgehandelten
Standpunkt erfassen. Die Lieferung kann eine

00:04:17.793 --> 00:04:19.400
Aktion als abgeschlossen markieren.

00:04:19.960 --> 00:04:24.457
Die Finanzen können ein erkannte Ergebnis
melden. Das sind nützliche Meilensteine, aber

00:04:24.457 --> 00:04:29.006
sie benötigen eigene Daten und Beweise. Wenn
alle 4 als gespeichert gekennzeichnet sind,

00:04:29.006 --> 00:04:32.625
hört der Bericht auf, Ihnen zu sagen, wo die
Arbeit tatsächlich steht.

00:04:33.240 --> 00:04:37.165
Behalten Sie die ursprüngliche Schätzung neben
dem neuesten Forecast und dem bisher

00:04:37.165 --> 00:04:40.570
verifizierten Ergebnis bei. Wenn die
ursprüngliche Schätzung falsch war,

00:04:40.570 --> 00:04:44.637
hinterlassen Sie eine kurze Erklärung. Wenn
sie vernünftig war, sich aber die Umstände

00:04:44.637 --> 00:04:48.136
geändert haben, dokumentieren Sie die
Änderung. Sie versuchen, die nächste

00:04:48.136 --> 00:04:51.967
Entscheidung zu verbessern, nicht die Spalten
so anzuordnen, dass niemand darüber

00:04:51.967 --> 00:04:52.865
diskutieren muss 1.

00:04:53.380 --> 00:04:57.892
Das Team beendet die Aufräumarbeiten später
als geplant. Im Januar verbleiben 1000

00:04:57.892 --> 00:05:02.625
bezahlte Software-Sitze. Die unterzeichnete
Änderung tritt am ersten Februar in Kraft.

00:05:02.990 --> 00:05:07.149
Es gibt einen weiteren Unterschied. Der
Lieferant stimmt zu, die Verpflichtung nur auf

00:05:07.149 --> 00:05:11.260
850 Software-Sitze zu reduzieren. Das ist das
Minimum in dieser fiktiven Änderung. Es

00:05:11.260 --> 00:05:14.935
handelt sich nicht um eine Aussage über die
Regeln eines bestimmten Verlags.

00:05:15.570 --> 00:05:20.313
Der autorisierte Eigentümer nimmt diese Option
an, und das Team erfasst 800 zugewiesene

00:05:20.313 --> 00:05:25.274
Lizenzen gegenüber 850 erworbenen Lizenzen. Es
gibt noch 50 nicht zugewiesene Lizenzen, für

00:05:25.274 --> 00:05:29.799
die weiterhin gezahlt wird. Dies ist
verfügbare Kapazität und keine weitere bereits

00:05:29.799 --> 00:05:30.835
erzielte Ersparnis.

00:05:31.330 --> 00:05:35.944
Jetzt können wir die überarbeitete Prognose
erklären. Wir haben die geplante Reduktion von

00:05:35.944 --> 00:05:39.942
4000 Dollar im Januar verloren. Für die
verbleibenden 11 Monate kosteten diese

00:05:39.942 --> 00:05:43.992
zusätzlichen 50 bezahlten Sitze einen Betrag
von 1000 Dollar pro Monat über dem

00:05:43.992 --> 00:05:48.504
ursprünglichen Ziel. Weitere 11000 Dollar der
ursprünglichen Prognose werden dieses Jahr

00:05:48.504 --> 00:05:49.375
nicht eintreffen.

00:05:50.060 --> 00:05:54.663
48000, abzüglich 4000 für den Timing-Effekt
und abzüglich 11000 für die erhaltene

00:05:54.663 --> 00:05:59.778
Verpflichtung. Davon bleiben 33000 US-Dollar
an erwarteter Reduzierung der Abonnements für

00:05:59.778 --> 00:06:01.085
das Kalenderjahr übrig.

00:06:01.780 --> 00:06:07.048
Hier ist ein einfacherer Weg, um es zu
überprüfen. Die monatliche Rechnung sollte im

00:06:07.048 --> 00:06:12.630
Februar von 20000 auf 17000 sinken. Das sind
3000 Dollar weniger für 11 Monate. Insgesamt

00:06:12.630 --> 00:06:13.445
33000 Dollar.

00:06:13.830 --> 00:06:17.425
Der operative Aufräumarbeiten kann
abgeschlossen sein, während das kommerzielle

00:06:17.425 --> 00:06:20.974
Ergebnis kleiner ist als zunächst
vorgeschlagen. Beide Aussagen gehören in den

00:06:20.974 --> 00:06:24.797
Bericht. Die Bezeichnung der Arbeit als
Misserfolg würde die Reduzierung ignorieren.

00:06:24.797 --> 00:06:28.255
Das Beibehalten von 48000 in der Prognose
würde die Vereinbarung ignorieren.

00:06:28.845 --> 00:06:33.257
Hier verbinden Sie den Beweis. Bewahren Sie
den genehmigten Vorschlag, die unterzeichnete

00:06:33.257 --> 00:06:37.025
Änderung, das Inkrafttretensdatum und die
Zuordnungsunterlagen zusammen auf.

00:06:37.565 --> 00:06:42.354
Jede Antwort stellt eine andere Frage. Was
haben wir beabsichtigt? Was hat der Lieferant

00:06:42.354 --> 00:06:46.926
vereinbart? Wann hat sich diese Verpflichtung
geändert? Was hat das Team tatsächlich

00:06:46.926 --> 00:06:47.470
umgesetzt?

00:06:48.080 --> 00:06:51.729
Geben Sie der Änderung eine stabile Referenz,
die im Nutzenbericht und in der

00:06:51.729 --> 00:06:56.041
Abrechnungsermittlung auftauchen kann. Es ist
kein neues System erforderlich. Eine Referenz

00:06:56.041 --> 00:06:59.927
im bestehenden Verlängerungsbestand reicht
aus, wenn die unterstützenden Dokumente

00:06:59.927 --> 00:07:00.685
auffindbar sind.

00:07:01.400 --> 00:07:05.498
Die Anleitung von Microsoft zum Kauf oder
Entfernen von geschäftlichen Lizenzabonnements

00:07:05.498 --> 00:07:09.737
macht hier eine nützliche Unterscheidung. Das
Freigeben einer Lizenz für einen Benutzer und

00:07:09.737 --> 00:07:13.463
das Entfernen einer erworbenen Lizenz sind
getrennte Schritte. Der Zeitpunkt der

00:07:13.463 --> 00:07:16.630
Entfernung hängt von der
Abrechnungsvereinbarung und dem anwendbaren

00:07:16.630 --> 00:07:20.402
Zeitfenster ab. Prüfen Sie das tatsächliche
Abonnement und den Vertrag, bevor Sie

00:07:20.402 --> 00:07:22.265
vorhersagen, wann die Forderung anfällt.

00:07:22.720 --> 00:07:27.814
Das ist ein echtes Produktmechanismus,
getrennt von unserem erfundenen Minimum von

00:07:27.814 --> 00:07:33.095
850-Sitzen. Ein Screenshot mit weniger
Zuweisungen beweist etwas über Zuweisungen. Er

00:07:33.095 --> 00:07:36.325
beweist nicht allein eine niedrigere zahlbare
Menge.

00:07:36.980 --> 00:07:40.390
Und bevor den Zugriff entfernt wird,
überprüfen Sie die anhaltenden Anforderungen

00:07:40.390 --> 00:07:44.054
bezüglich Service, Daten und Aufbewahrung mit
den zuständigen Personen. Eine günstigere

00:07:44.054 --> 00:07:47.464
Rechnung ist kein erfolgreicher Ausgangspunkt,
wenn die Änderung dazu führt, dass

00:07:47.464 --> 00:07:50.285
autorisiertes Personal erforderliche Arbeiten
nicht ausführen kann.

00:07:50.920 --> 00:07:55.131
Unser fiktives Unternehmen zahlt ebenfalls
einem externen Spezialisten 6000 Dollar für

00:07:55.131 --> 00:07:59.097
die Durchführung der Aufräumarbeiten. Für
dieses Beispiel stellt dies die einzige

00:07:59.097 --> 00:08:03.601
zusätzliche Implementierungskosten dar, die im
Laufe des Jahres incurred und bezahlt werden,

00:08:03.601 --> 00:08:06.245
und Finance berücksichtigt sie in der
Nutzenvergleich.

00:08:06.960 --> 00:08:11.884
Eine Reduzierung der Abonnements um 33000
Dollar, abzüglich 6000 zur Implementierung,

00:08:11.884 --> 00:08:15.765
ergibt einen erwarteten Nettovorteil von 27000
Dollar für das Jahr.

00:08:16.400 --> 00:08:20.670
Interne Mitarbeiter verbringen ebenfalls Zeit
mit der Änderung. Erfassen Sie diesen Aufwand.

00:08:20.670 --> 00:08:24.198
In diesem Fall passt dies in die bestehende
Kapazität, ohne dass zusätzliche

00:08:24.198 --> 00:08:28.096
Personalkosten oder verdrängte finanzierte
Arbeiten identifiziert werden, sodass wir

00:08:28.096 --> 00:08:29.860
keine zusätzliche Barzahlung erfinden.

00:08:30.380 --> 00:08:34.130
Wenn es wichtige Arbeiten verdrängt, sagen
Sie, was verdrängt wurde, und bewerten Sie

00:08:34.130 --> 00:08:37.925
dies. Bezahlte Rechnungen sind nicht die
einzigen möglichen Kosten einer Entscheidung.

00:08:38.500 --> 00:08:42.678
Die Abschlussprüfung erfordert ebenfalls mehr
als nur den Ticket-Status. Der Service Owner

00:08:42.678 --> 00:08:45.835
muss bestätigen, dass die richtigen
Zuordnungen entfernt wurden, die

00:08:45.835 --> 00:08:49.642
erforderlichen Personen Zugriff behalten haben
und die gekaufte Menge der Änderung

00:08:49.642 --> 00:08:53.634
entspricht. Bewahren Sie ein vom System
aufgezeichnetes Datum auf, das tatsächlich die

00:08:53.634 --> 00:08:57.163
Zuordnungen steuert. Wenn eine automatisierte
Regel diese Zuordnungen morgen

00:08:57.163 --> 00:09:01.248
wiederherstellen kann, identifizieren Sie, wer
diese Regel besitzt, bevor Sie die Arbeit

00:09:01.248 --> 00:09:01.805
abschließen.

00:09:02.460 --> 00:09:06.600
Halten Sie die Prüfung im Verhältnis zum
Service. Sie müssen eine gesamte Anwendung

00:09:06.600 --> 00:09:11.189
nicht erneut testen, weil ein inaktiver Konto
entfernt wurde. Sie müssen jedoch wissen, dass

00:09:11.189 --> 00:09:15.628
die Entfernung stattgefunden hat und dass der
Grund dafür, sie als unnötig zu bezeichnen,

00:09:15.628 --> 00:09:19.569
haltbar ist. Wo der Beweis nur eine
Aufforderung zur Änderung darstellt, bleibt

00:09:19.569 --> 00:09:21.265
die Implementierung unverifiziert.

00:09:21.980 --> 00:09:26.562
Das Gegenargument ist fair: das klingt nach
viel Aufwand für eine bescheidene Reduktion.

00:09:26.562 --> 00:09:31.195
Der Aufwand sollte verhältnismäßig sein. Eine
kleine, unkomplizierte Änderung kann einige

00:09:31.195 --> 00:09:35.464
verknüpfte Datensätze und eine kurze
Überprüfung erfordern. Aber jemand muss immer

00:09:35.464 --> 00:09:40.046
noch den wirksamen Zeitpunkt, die tatsächliche
Menge und die Kosten dafür festlegen. Die

00:09:40.046 --> 00:09:42.805
Berechnung wird kürzer, wenn die Fakten
einfach sind.

00:09:43.420 --> 00:09:47.922
An diesem Punkt haben wir eine überarbeitete
Prognose. Wir haben noch nicht das Ergebnis

00:09:47.922 --> 00:09:52.066
eines ganzen Jahres verifiziert. Jetzt
brauchen wir die Rechnungen, und hier wird

00:09:52.066 --> 00:09:53.345
unser Fall interessanter.

00:09:58.000 --> 00:10:02.007
Machen wir eine kurze Pause. Wenn Sie ein
praktisches Verfahren für diese Arbeit

00:10:02.007 --> 00:10:06.464
wünschen, verfügt der Operational ITAM Store
über das 1 genannte Validieren von Vorteilen

00:10:06.464 --> 00:10:09.720
und Berichten über Geschäftsergebnisse. Es ist
das Verfahren F02.

00:10:10.440 --> 00:10:15.091
Es enthält ein bearbeitbares HTML-Verfahren,
ein SVG-Flussdiagramm und eine lokale

00:10:15.091 --> 00:10:20.025
Einführungs- und Nachweiskontrolleliste. Die
Ausgangseingaben umfassen den vereinbarten

00:10:20.025 --> 00:10:24.789
Baseline, die genehmigte Maßnahme, Rechnungen
oder Angebote, Implementierungskosten,

00:10:24.789 --> 00:10:27.965
Währung, Zeitraum und Beweise für das
Geschäftsergebnis.

00:10:28.560 --> 00:10:31.454
Das gibt Ihnen einen strukturierten
Ausgangspunkt für das Gespräch mit der

00:10:31.454 --> 00:10:32.080
Finanzabteilung.

00:10:32.960 --> 00:10:36.380
Passen Sie die Verantwortlichkeiten und
Messentscheidungen an Ihre Organisation an.

00:10:37.120 --> 00:10:41.205
Das Verfahren entscheidet nicht darüber, was
Ihr Finanzteam anerkennen wird, und es ersetzt

00:10:41.205 --> 00:10:43.045
nicht die Aufzeichnungen hinter der Zahl.

00:10:43.650 --> 00:10:47.645
Sie können den Inhalt unter
operationalitam.com/store überprüfen. Dies ist

00:10:47.645 --> 00:10:52.180
mein bezahltes Ressource, und der Kauf
unterstützt die Show. Die heutige Hausaufgabe

00:10:52.180 --> 00:10:56.175
verwendet Informationen, die Sie bereits
haben, und erfordert keinen Kauf.

00:10:56.745 --> 00:11:01.372
Sie finden den Podcast und praktische
Ressourcen auch unter operationalitam.com.

00:11:01.372 --> 00:11:06.231
Wenn jemand immer wieder fragt, wohin die
Einsparungen geflossen sind, könnte dieser

00:11:06.231 --> 00:11:07.850
Folge für Sie nützlich sein.

00:11:11.945 --> 00:11:13.550
Alles klar. Zurück zu den Rechnungen.

00:11:14.445 --> 00:11:20.018
Im Januar wird korrekt mit 20000 Dollar
abgerechnet. Aber auch Februar und März werden

00:11:20.018 --> 00:11:25.202
mit 20000 abgerechnet, obwohl die
unterzeichnete Änderungssatzung von Februar an

00:11:25.202 --> 00:11:29.090
17000 verlangt. April und Mai kommen auf das
korrekte 17000.

00:11:29.565 --> 00:11:33.645
Ende Mai belief sich der Betrag dieser 5
Rechnungen auf 94000 Dollar.

00:11:34.285 --> 00:11:39.214
Unser unveränderter Basiswert für 5 Monate
beträgt 100000. Die aktuellen Rechnungen

00:11:39.214 --> 00:11:41.470
zeigen eine Reduktion von 6000 Dollar.

00:11:42.105 --> 00:11:47.736
Die Vereinbarung unterstützt einen anderen
Betrag: Januar mit 20000, dann 4 Monate bei

00:11:47.736 --> 00:11:53.368
17000, insgesamt 88000. Im Vergleich zur
Basislinie sollte dies bis Mai eine Reduktion

00:11:53.368 --> 00:11:55.070
von 12000 Dollar bedeuten.

00:11:55.645 --> 00:11:59.790
Die Lücke von 6000 Dollar ist die zusätzliche
Gebühr von 3000, die im Februar und erneut im

00:11:59.790 --> 00:12:03.934
März erhoben wurde. Es handelt sich um einen
Abrechnungsstreit, der durch den Zusatzvertrag

00:12:03.934 --> 00:12:07.396
gestützt wird. Es ist keine weitere
Reduzierung des vertraglich vereinbarten

00:12:07.396 --> 00:12:07.760
Preises.

00:12:08.495 --> 00:12:13.596
Bei der Berichtsabgrenzung im Mai werden 6000
durch die aktuell verbuchten Rechnungen

00:12:13.596 --> 00:12:18.578
gedeckt, und weitere 6000 stehen unter
Dispute. Die Finanzabteilung entscheidet, ob

00:12:18.578 --> 00:12:23.259
der disutierte Betrag eine Buchungsanpassung
gemäß der Organisationsrichtlinie

00:12:23.259 --> 00:12:28.660
rechtfertigt. Ein erwarteter Credit ist kein
Beleg dafür, dass der Credit eingegangen ist.

00:12:29.345 --> 00:12:33.667
Die Untersuchung sollte spezifisch sein.
Identifizieren Sie das Abo, die juristische

00:12:33.667 --> 00:12:38.298
Person, beide Rechnernummern, die relevanten
Leistungszeiträume, die vereinbarte Menge und

00:12:38.298 --> 00:12:43.032
den wirksamen Zeitpunkt der Änderung. Fordern
Sie den Lieferanten auf, die 2 identifizierten

00:12:43.032 --> 00:12:47.354
Unterschiede zu korrigieren. Das ist viel
einfacher zu lösen als eine Nachricht, die

00:12:47.354 --> 00:12:50.390
besagt, dass der Einsparungsbericht nicht
korrekt aussieht.

00:12:51.085 --> 00:12:54.584
Die Rechnungsstellungshinweise von Microsoft
unterscheiden das Rechnungsdatum vom

00:12:54.584 --> 00:12:58.385
Abrechnungszeitraum, der durch eine Gebühr
abgedeckt wird. Diese Unterscheidung ist über

00:12:58.385 --> 00:13:02.229
dieses Beispiel hinaus relevant. Ein Dokument,
das in diesem Monat eingeht, kann sich auf

00:13:02.229 --> 00:13:05.857
einen früheren Zeitraum beziehen. Erfassen Sie
beide Daten, damit eine nachträgliche

00:13:05.857 --> 00:13:09.010
Korrektur nicht mit einer neuen operativen
Verbesserung verwechselt wird.

00:13:09.645 --> 00:13:13.804
In unserem fiktiven Fall akzeptiert der
Lieferant den Einspruch und stellt im Juni

00:13:13.804 --> 00:13:18.165
einen Gutschriftbetrag von 6000 Dollar aus.
Dieser wird gegen die normale Forderung in

00:13:18.165 --> 00:13:22.070
Höhe von 17000 Dollar für Juni angerechnet,
sodass noch 11000 zu zahlen sind.

00:13:22.845 --> 00:13:27.729
Im Juni ist es kein 11000-Dollar-Service
geworden. Die wiederkehrende Gebühr beträgt

00:13:27.729 --> 00:13:32.090
immer noch 17000. 6000 bezieht sich auf die
Korrektur von Februar und März.

00:13:32.765 --> 00:13:36.506
Verknüpfen Sie den Credit mit diesen
ursprünglichen Rechnungen und zeigen Sie, wann

00:13:36.506 --> 00:13:40.426
er angewendet wurde. Wenn die Finanzen die
Korrektur bereits in einem früheren Zeitraum

00:13:40.426 --> 00:13:44.077
erfasst haben, schließt sein späterer
Eintreffen diesen Posten ab. Er darf keinen

00:13:44.077 --> 00:13:46.150
zweiten Nutzen im Einsparungsbericht erzeugen.

00:13:46.725 --> 00:13:50.752
Und wenn Sie sagen wollen, dass Bargeld
gespart wurde, prüfen Sie die Abrechnung. Eine

00:13:50.752 --> 00:13:54.170
Rechnung, ein Aufwandseingang, ein
Gutschriftssaldo und eine Zahlung sind

00:13:54.170 --> 00:13:58.197
verwandte Aufzeichnungen, aber sie sind nicht
austauschbar. In unserem abgeschlossenen

00:13:58.197 --> 00:14:02.037
fiktiven Jahr wurden alle relevanten
Belastungen und die Gutschrift beglichen. Bis

00:14:02.037 --> 00:14:05.830
zu diesem Zeitpunkt verwenden Sie das Label,
das durch die Beweise gestützt wird.

00:14:06.525 --> 00:14:10.914
Lassen Sie uns das Jahr abschließen. Von Juli
bis Dezember bleibt die Abonnementgebühr bei

00:14:10.914 --> 00:14:15.011
17000 Dollar pro Monat. Es treten keine
weiteren Abrechnungsfehler, neuen Sitzplätze

00:14:15.011 --> 00:14:19.254
oder zusätzlichen Projektkosten auf. Der
Geschäftsinhaber bestätigt, dass der weiterhin

00:14:19.254 --> 00:14:22.180
erbrachte Service den vereinbarten
Anforderungen entspricht.

00:14:22.700 --> 00:14:29.751
Das endgültige Abonnement-Gesamtsumme nach dem
Credit beträgt 207000 Dollar. Sie können das

00:14:29.751 --> 00:14:36.725
überprüfen als Januars 20000 plus 11 Monate
bei 17000. Gegen unsere 240000-Dollar-Baseline

00:14:36.725 --> 00:14:38.585
ist die Reduktion 33000.

00:14:38.880 --> 00:14:43.174
Subtrahieren Sie die Implementierungskosten
von 6000 Dollar. Der Nettoeffekt im

00:14:43.174 --> 00:14:46.925
Kalenderjahr beträgt unter unseren angegebenen
Annahmen 27000 Dollar.

00:14:47.530 --> 00:14:51.665
Der Credit ist bereits in diesem Ergebnis
enthalten. Eine erneute Addition würde den

00:14:51.665 --> 00:14:55.849
Nutzen überhöhen. Ein Auslassen würde den
Nutzen unterschätzen. Der Credit korrigiert

00:14:55.849 --> 00:14:59.935
die Abrechnungsposition, sodass sie mit der
geänderten Verpflichtung übereinstimmt.

00:15:00.515 --> 00:15:05.055
Wir können nun erklären, was mit den
ursprünglichen 48000 passiert ist. 4000 gingen

00:15:05.055 --> 00:15:10.032
verloren, weil die Änderung einen Monat später
begann. 11000 gingen verloren, weil sich das

00:15:10.032 --> 00:15:13.095
Commitment nur auf 850 Software-Sitze
reduzieren konnte.

00:15:13.695 --> 00:15:17.832
Es wurden 6000 für die Implementierung der
Änderung ausgegeben. Die verbleibenden 27000

00:15:17.832 --> 00:15:20.020
werden durch den abgeschlossenen Fall gedeckt.

00:15:20.695 --> 00:15:24.940
Das ist eine Erklärung, die jemand anderes
reproduzieren kann. Sie liefert auch nützliche

00:15:24.940 --> 00:15:29.186
Informationen für das nächste Projekt. Das
effektive Datum benötigte mehr Aufmerksamkeit.

00:15:29.186 --> 00:15:32.907
Die Mindestverpflichtung hätte vor der
Verbreitung der ursprünglichen Prognose

00:15:32.907 --> 00:15:36.818
getestet werden sollen. Die Abrechnung
erforderte Nachbereitung nach Abschluss der

00:15:36.818 --> 00:15:37.820
technischen Arbeiten.

00:15:38.515 --> 00:15:42.934
Nun stellen Sie sich vor, jemand fragt nach
der annualisierten Reduktion. Bei 3000 Dollar

00:15:42.934 --> 00:15:47.452
pro Monat würde die wiederkehrende Reduktion
der Abonnements über 12 Monate 36000 betragen,

00:15:47.452 --> 00:15:51.474
unter der Annahme, dass derselbe Umfang,
dieselbe Rate und dieselbe Verpflichtung

00:15:51.474 --> 00:15:55.347
fortbestehen. Dies ist ein vorwärts
gerichteter Run Rate. Er ersetzt weder das

00:15:55.347 --> 00:15:59.220
diesjährige Ergebnis von 33000 in Brutto noch
das Ergebnis von 27000 in Netto.

00:15:59.775 --> 00:16:03.484
Und wenn das Management das freigegebene
Budget für einen anderen Dienst ausgibt,

00:16:03.484 --> 00:16:07.284
melden Sie diese Zuweisung separat. Der
ursprüngliche Dienst kann auch dann weniger

00:16:07.284 --> 00:16:11.542
kosten, wenn der gesamte Technologiebudget auf
dem gleichen Niveau bleibt. Ebenso beweist ein

00:16:11.542 --> 00:16:15.113
niedrigeres Gesamtbudget nicht, dass Ihre
spezifische Maßnahme die Reduzierung

00:16:15.113 --> 00:16:15.800
verursacht hat.

00:16:16.435 --> 00:16:20.361
Amazon Web Services bietet ein weiteres
nützliches Beispiel dafür, warum Labels

00:16:20.361 --> 00:16:24.685
wichtig sind. Die Dokumentation zur Auslastung
von Savings Plans definiert die gesamten

00:16:24.685 --> 00:16:28.660
Nettoeinsparungen im Vergleich zu den
geschätzten On-Demand-Kosten für denselben

00:16:28.660 --> 00:16:31.195
Verbrauch. Das ist eine definierte
Vergleichsbasis.

00:16:31.855 --> 00:16:35.124
Es bedeutet nicht, dass die Rechnung der
Organisation im Vergleich zum Vormonat um

00:16:35.124 --> 00:16:36.200
diesen Betrag gesunken ist.

00:16:36.915 --> 00:16:40.912
Amazon Web Services, oder AWS wie es
üblicherweise genannt wird, berichtet

00:16:40.912 --> 00:16:45.503
ebenfalls, wie viel des Engagements genutzt
wurde. Wenn eine Workload reduziert wird,

00:16:45.503 --> 00:16:50.473
prüfen Sie, was mit diesem Engagement passiert
und ob andere berechtigte Nutzungsmengen dies

00:16:50.473 --> 00:16:51.175
kompensieren.

00:16:51.775 --> 00:16:54.943
Eine technische Reduktion und eine finanzielle
Reduktion können zu unterschiedlichen

00:16:54.943 --> 00:16:55.735
Zeitpunkten erfolgen.

00:16:56.415 --> 00:16:59.356
Die Antwort liegt in der Nutzung, dem
Commitment und den Belegdaten für die

00:16:59.356 --> 00:17:00.140
Abrechnung zusammen.

00:17:00.855 --> 00:17:04.543
In unserem Seat-Beispiel könnten die 50
unzugeteilten bezahlten Sitze später neue

00:17:04.543 --> 00:17:08.459
Einstiegsmitarbeiter aufnehmen. Wenn dies der
Fall ist, erfassen Sie den tatsächlichen

00:17:08.459 --> 00:17:11.919
Wiederverwendungswert. Wenn jemand den
vermiedenen Kauf beanspruchen möchte,

00:17:11.919 --> 00:17:16.017
dokumentieren Sie den zusätzlichen Kauf, der
sonst notwendig gewesen wäre, und stimmen Sie

00:17:16.017 --> 00:17:20.206
den Vergleich mit Finance ab. Zählen Sie nicht
sowohl die erhaltene Kapazität als auch deren

00:17:20.206 --> 00:17:23.575
spätere Wiederverwendung als separate
Geldersparnisse aus dem diesjährigen

00:17:23.575 --> 00:17:24.440
Reduktionsmaßnahme.

00:17:25.115 --> 00:17:29.279
Was ist, wenn der Credit nie eingeht oder die
Aufzeichnungen unvollständig sind? Lassen Sie

00:17:29.279 --> 00:17:33.488
den Artikel offen mit dem Betrag, dem Lücke in
den Beweisen, der verantwortlichen Person und

00:17:33.488 --> 00:17:34.495
der nächsten Maßnahme.

00:17:34.995 --> 00:17:43.045
Operational ITAM, Bill Van Nort, FinOps,
Microsoft, AWS, F02 und URLs bleiben

00:17:43.045 --> 00:17:44.300
unverändert.

00:17:44.790 --> 00:17:48.671
Was ist, wenn der Service schlechter wird?
Stellen Sie das neben das finanzielle

00:17:48.671 --> 00:17:52.794
Ergebnis. Verfolgen Sie die vereinbarten
Maßnahmen: erforderlicher Zugriff, Abschluss

00:17:52.794 --> 00:17:57.015
der Arbeiten, Support-Anfragen oder was auch
immer der Geschäftsinhaber festgelegt hat.

00:17:57.015 --> 00:18:01.236
Eine Reduzierung von Abonnements löscht keine
Nacharbeit oder ein operatives Problem an

00:18:01.236 --> 00:18:05.408
anderer Stelle nicht aus. Die Leitlinien der
FinOps Foundation zur Quantifizierung des

00:18:05.408 --> 00:18:09.822
geschäftlichen Wertes beinhalten ausdrücklich
die Service- und Organisationsleistung, nicht

00:18:09.822 --> 00:18:11.035
nur die monetären Kosten.

00:18:11.670 --> 00:18:15.875
Meine Empfehlung ist, einen Leistungsanspruch
nur dann zu schließen, wenn eine andere Person

00:18:15.875 --> 00:18:19.806
seine Vergleich und Beweise nachvollziehen
kann. Erfassen Sie den Umfang und Zeitraum,

00:18:19.806 --> 00:18:23.691
bewahren Sie die Quelldokumente auf, erläutern
Sie die Anpassungen und lassen Sie den

00:18:23.691 --> 00:18:27.667
vereinbarten Prüfer das Ergebnis bestätigen.
Vergüten Sie die Personen, die beigetragen

00:18:27.667 --> 00:18:31.415
haben, ohne das Geld mit der Anzahl der
beteiligten Abteilungen zu multiplizieren.

00:18:32.090 --> 00:18:35.420
Das Prinzip des Tages ist die
Nachverfolgbarkeit. Jemand sollte in der Lage

00:18:35.420 --> 00:18:39.149
sein, mit dem berichteten Ergebnis zu beginnen
und bis zur genehmigten Maßnahme, der

00:18:39.149 --> 00:18:42.878
implementierten Änderung und den finanziellen
Aufzeichnungen vorzudringen, die diese

00:18:42.878 --> 00:18:43.455
unterstützen.

00:18:43.890 --> 00:18:48.054
Unterricht beendet. Hier ist eure Hausaufgabe.
Nehmt euch etwa eine Stunde Zeit und wählt 1

00:18:48.054 --> 00:18:52.080
abgeschlossene Technologieänderung aus, unter
Verwendung von Aufzeichnungen, auf die ihr

00:18:52.080 --> 00:18:52.675
Zugriff habt.

00:18:53.280 --> 00:18:57.593
Schreiben Sie den ursprünglichen erwarteten
Nutzen, seine Basislinie und den Zeitraum, den

00:18:57.593 --> 00:19:01.378
er abdeckt, auf. Finden Sie das effektive
Datum im ausgeführten Vertrag oder im

00:19:01.378 --> 00:19:02.720
genehmigten Änderungsantrag.

00:19:03.280 --> 00:19:07.228
Vergleichen Sie, was implementiert wurde, mit
dem, was gekauft wurde. Inspektieren Sie dann

00:19:07.228 --> 00:19:10.785
eine Rechnung für den betroffenen Zeitraum und
jeden damit verbundenen Gutschrift.

00:19:11.500 --> 00:19:15.712
Verzeichnen Sie die Kosten der Änderung.
Erklären Sie jeden wesentlichen Unterschied

00:19:15.712 --> 00:19:20.125
zwischen der ursprünglichen Schätzung und dem
Ergebnis, das Sie belegen können. Wenn ein

00:19:20.125 --> 00:19:24.689
Dokument fehlt, nennen Sie es und weisen Sie
die nächste Maßnahme zu. Beenden Sie mit einem

00:19:24.689 --> 00:19:29.152
Satz, der angibt, was verifiziert wurde und
was noch ungelöst ist. Nehmen Sie diese Seite

00:19:29.152 --> 00:19:30.305
zu Ihrem Finanzpartner.

00:19:30.800 --> 00:19:35.018
Wenn Sie ein Verfahren suchen, das die
Wiederholbarkeit dieser Arbeit unterstützt,

00:19:35.018 --> 00:19:39.596
schauen Sie nach F02, Validate Benefits and
Report Business Outcomes, im Operational ITAM

00:19:39.596 --> 00:19:42.065
Store. Der Link befindet sich in den Show
Notes.

00:19:42.880 --> 00:19:46.497
Es gibt eine natürliche nächste Frage bei The
Decision Table: Sobald Sie ein Ergebnis

00:19:46.497 --> 00:19:50.368
verifiziert haben, was würde dazu führen, dass
Sie es erneut prüfen? Halten Sie diese Frage

00:19:50.368 --> 00:19:54.155
neben Ihrem abgeschlossenen Protokoll. Wir
werden darauf zurückkommen, wie Entscheidungen

00:19:54.155 --> 00:19:56.325
bestehen bleiben, wenn sich das Unternehmen
ändert.

00:19:56.835 --> 00:20:01.898
Die Akten sind geöffnet. 1 Situation, 1 Seite.
Die Einschränkung, was Sie getan haben und was

00:20:01.898 --> 00:20:06.416
passiert ist. Entfernen Sie Firmennamen und
sensible Details, bevor Sie es über die

00:20:06.416 --> 00:20:11.043
Website senden. Senden Sie mir 1 wertvoll
arbeitend, und ich werde eine Episode darum

00:20:11.043 --> 00:20:11.860
herum aufbauen.

00:20:12.315 --> 00:20:16.098
Ich bin Bill Van Nort, dies ist der
Operational ITAM-Podcast. Halten Sie den

00:20:16.098 --> 00:20:20.478
Vergleich sichtbar. Folgen Sie der Änderung
durch die Rechnung. Melden Sie das Ergebnis,

00:20:20.478 --> 00:20:24.560
das Sie unterstützen können. Ich spreche mit
Ihnen nächste Woche. Auf Wiedersehen.