Ciao a tutti e ben tornati al podcast sull'Operational ITAM. Sono Bill Van Nort e oggi seguiamo un risparmio che è finito nella presentazione prima di finire nei conti.

Le licenze sono state pulite. Il ticket di modifica è chiuso. Il rapporto del progetto dice che il lavoro è completo. Poi la finanza chiede perché il fornitore sta ancora addebitando l'importo vecchio.

Nessuno pensa più che sia la propria parte del progetto. Fortunatamente, la fattura ha riunito tutti di nuovo.

Oggi, La Tabella delle Decisioni: Dove è Andato il Risparmio?

Buongiorno, buon pomeriggio o buona sera, ovunque stiate ascoltando. Questa è la trasmissione in cui rendiamo comprensibile l'ingranaggio poco glamour della tecnologia aziendale. Prendete il vostro caffè.

Nell'episodio 15, abbiamo stabilito chi può prendere la decisione di rinnovo. Abbiamo fornito a quella persona prove, opzioni e condizioni che potrebbe effettivamente approvare.

Oggi iniziamo dopo l'approvazione. Seguiremo 1 cambiamento fino a quando non potremo spiegare il risultato.

Le linee guida Reporting and Analytics della FinOps Foundation richiedono di confrontare la spesa effettiva con la stima alla base di una decisione. Questo è un punto di partenza utile. La sfida pratica consiste nel spiegare la distanza tra i due senza modificare la stima originale ogni volta che qualcosa va storto.

La mia opinione, chiaramente etichettata: il caso aziendale originale dovrebbe rimanere nel file. Aggiorna la previsione, assolutamente. Mantieni la versione precedente affinché l'organizzazione possa imparare da ciò che è cambiato. Altrimenti, ogni progetto alla fine raggiunge esattamente il numero che qualcuno ha digitato per ultimo.

Utilizziamo un'azienda fittizia e un accordo software inventato. Si tratta di importi in dollari statunitensi illustrativi, non di prezzi dei fornitori o di risultati per un cliente. Seguiamo un anno solare da gennaio a dicembre.

L'azienda paga per 1000 licenze in abbonamento a 20 dollari per licenza al mese. 20000 dollari al mese. 240000 dollari per un anno intero.

Una revisione dell'assegnazione rileva che 800 licenze possono soddisfare il requisito aziendale continuativo. La riduzione proposta è di 200 licenze, a partire da gennaio. Al medesimo prezzo unitario, ciò eliminerebbe 4000 dollari al mese, ovvero 48000 dollari nell'arco dell'anno.

Quella è la nostra previsione lorda originale. Lordo significa prima del costo della modifica. È anche condizionata: la quantità deve essere commercialmente riducibile, la modifica deve entrare in vigore a gennaio e il servizio residuo deve ancora soddisfare il requisito.

Prima di seguire il denaro, stabiliamo cosa stiamo confrontando. Per questo caso, la finanza concorda che mantenere il servizio esistente con 1000 licenze e lo stesso tasso di 20 dollari è un'alternativa supportata per l'anno. Abbiamo le fatture attuali e un rinnovo invariato disponibile per sostenerlo.

Il requisito aziendale rimane invariato. La riduzione elimina assegnazioni non necessarie, non un dipartimento che si è chiuso. Nessun aumento dei prezzi, cambiamento delle tasse, movimento valutario o declassamento del servizio è nascosto nel confronto.

Queste ipotesi mantengono questo esempio leggibile. Nei tuoi registri, ciascuna necessita di verifica.

Quella comparazione concordata è la linea di base. Ci dice contro cosa viene misurato il risultato. Il pagamento dell'anno scorso, il budget di quest'anno, una quotazione iniziale di un fornitore e una previsione della futura domanda sono linee di base diverse. La stessa fattura può apparire favorevole rispetto a 1 e sfavorevole rispetto a un'altra.

Se la domanda cambia davvero, spiegate separatamente. Forse l'azienda serve più clienti o acquisisce un'altra divisione. Mantenete il confronto approvato, quindi mostrate una visione aggiustata con il nuovo ambito e le sue prove. Non riscrivete silenziosamente il punto di partenza e chiamate la differenza performance.

Hai anche bisogno del periodo. Una riduzione mensile moltiplicata per 12 descrive un anno intero a quel tasso. Non stabilisce che siano avvenuti 12 mesi di beneficio. Vedremo che questa distinzione avrà importanza quasi immediatamente.

Un luogo facile per perdere quella disciplina è il passaggio di consegne tra i team. La persona che individua assegnazioni inutilizzate può stimare un'opportunità. L'approvvigionamento può registrare una posizione negoziata. La consegna può segnare un'azione come completata.

Il settore finanziario può riportare un risultato riconosciuto. Questi sono traguardi utili, ma necessitano delle proprie date e prove. Se tutti i 4 sono etichettati come risparmi conseguiti, il report smette di dirti dove si trova effettivamente il lavoro.

Mantieni la stima originale accanto alla più recente previsione e al risultato verificato a oggi. Se la stima originale era errata, lascia una breve spiegazione. Se era ragionevole ma le circostanze sono cambiate, documenta il cambiamento. Il tuo obiettivo è migliorare la prossima decisione, non organizzare le colonne in modo che nessuno debba discutere questo caso.

Il team completa il cleanup più tardi del previsto. Gennaio rimane a 1000 licenze a pagamento. Il cambiamento firmato entra in vigore il primo febbraio.

C'è un'altra differenza. Il fornitore accetta di ridurre l'impegno solo a 850 licenze. Questo è il minimo in questa modifica fittizia. Non è una dichiarazione sulle regole di un particolare editore.

Il proprietario autorizzato accetta tale opzione e il team registra 800 licenze assegnate contro 850 licenze acquistate. Sono ancora 50 licenze non assegnate per i quali si paga. Si tratta di capacità disponibile, non di un altro risparmio già realizzato.

Ora possiamo spiegare la previsione rivista. Abbiamo perso la riduzione pianificata di 4000 dollari a gennaio. Per i restanti 11 mesi, quei 50 licenze aggiuntive a pagamento hanno costato 1000 dollari al mese sopra l'obiettivo originale. Altri 11000 dollari della previsione originale non si realizzeranno quest'anno.

48000, meno 4000 per il timing, meno 11000 per l'impegno trattenuto. Questo lascia 33000 dollari di riduzione degli abbonamenti prevista per l'anno solare.

Ecco un modo più semplice per controllarlo. La fattura mensile dovrebbe scendere da 20000 a 17000 nel febbraio. 3000 dollari in meno, per 11 mesi. 33000 dollari.

Il cleanup operativo può essere completo mentre il risultato commerciale è inferiore a quanto inizialmente proposto. Entrambe le affermazioni devono figurare nel rapporto. Definire il lavoro un fallimento ignorerebbe la riduzione. Mantenere 48000 nella previsione ignorerebbe l'accordo.

Questo è dove colleghi le prove. Mantieni insieme la proposta approvata, l'emendamento firmato, la data di efficacia e i registri dell'assegnazione.

Ogni risposta affronta una domanda diversa. Cosa intendevamo? Cosa ha concordato il fornitore? Quando è cambiato tale obbligo? Cosa ha effettivamente implementato il team?

Dai al cambio un riferimento stabile che possa apparire nel registro dei benefici e nell'indagine sulla fatturazione. Non ha bisogno di una nuova piattaforma. Un riferimento nel record di rinnovo esistente può essere sufficiente se le persone possono trovare i documenti di supporto.

Le indicazioni di Microsoft sull'acquisto o sulla rimozione delle licenze di abbonamento aziendali fanno qui una distinzione utile. Disassegnare una licenza da un utente e rimuovere una licenza acquistata sono passaggi separati. Il tempismo della rimozione dipende dall'accordo di fatturazione e dalla finestra applicabile. Controllare l'abbonamento effettivo e l'accordo prima di prevedere quando cadrà la fattura.

È un vero meccanismo del prodotto, distinto dal nostro inventato minimo di 850 licenze. Uno screenshot che mostra meno assegnazioni dimostra qualcosa sulle assegnazioni. Non dimostra, da solo, una quantità pagabile inferiore.

E prima di rimuovere l'accesso, verificare i requisiti di servizio, dati e conservazione con le persone responsabili. Un conto più economico non è un esito positivo se il cambiamento impedisce al personale autorizzato di svolgere il lavoro richiesto.

La nostra azienda fittizia paga anche a uno specialista esterno 6000 dollari per completare il cleanup. Per questo esempio, si tratta dell'unico costo di implementazione incrementale; è sostenuto e pagato durante l'anno e la finanza lo include nel confronto dei benefici.

Una riduzione delle sottoscrizioni di 33000 dollari, meno 6000 per attuarla, genera un beneficio netto atteso annuo di 27000 dollari.

Il personale interno dedica anche tempo al cambiamento. Registrare tale sforzo. In questo caso rientra nella capacità esistente, senza identificare costi aggiuntivi per il personale o lavori finanziati spostati, quindi non stiamo inventando un pagamento in contanti aggiuntivo.

Se ha spostato lavori importanti, specifichi cosa è stato spostato e valutatelo. Le fatture pagate non sono l'unico costo possibile di una decisione.

Il controllo di completamento richiede anche più dello stato del ticket. Il proprietario del servizio deve confermare che siano stati rimossi gli assegnamenti corretti, che le persone richieste abbiano mantenuto l'accesso e che la quantità acquistata corrisponda all'emendamento. Conserva un record datato dal sistema che controlla effettivamente gli assegnamenti. Se una regola automatizzata può ripristinare quegli assegnamenti domani, identifica chi possiede quella regola prima di chiudere il lavoro.

Mantieni il controllo proporzionato al servizio. Non è necessario riesaminare un'intera applicazione perché un account dormiente sia stato rimosso. È invece necessario sapere che la rimozione è avvenuta e che il motivo per considerarla inutile era fondato. Dove le prove consistono solo in una richiesta di apportare una modifica, l'implementazione rimane non verificata.

L'argomento contrario è ragionevole: questo suona come un sacco di controlli per una modesta riduzione. Lo sforzo dovrebbe essere proporzionato. Un piccolo cambiamento semplice potrebbe richiedere alcuni record collegati e una breve revisione. Ma qualcuno deve comunque stabilire la data effettiva, la quantità reale e il costo per arrivarci. L'aritmetica diventa più breve quando i fatti sono semplici.

A questo punto abbiamo una previsione rivista. Non abbiamo ancora verificato il risultato di un anno intero. Ora ci servono le fatture, ed è lì che il nostro caso diventa più interessante.

Facciamo una breve pausa. Se desiderate una procedura pratica per questo lavoro, lo store Operational ITAM ne offre una chiamata Validate Benefits and Report Business Outcomes. È la procedura F02.

Include un procedimento HTML modificabile, un diagramma di flusso SVG e una checklist per l'adozione locale e le prove. Gli input iniziali includono la linea di base concordata, l'azione approvata, fatture o preventivi, costo dell'implementazione, valuta, periodo e prove del risultato aziendale.

Questo ti offre un luogo strutturato per iniziare la conversazione con il settore finanziario.

Adatta le responsabilità e le decisioni di misurazione alla tua organizzazione.

La procedura non decide cosa il tuo team finanziario riconoscerà e non sostituisce i record dietro al numero.

Puoi rivedere i contenuti su operationalitam.com/store. Si tratta della mia risorsa a pagamento e l'acquisto supporta il podcast. I compiti di oggi utilizzano informazioni che già possiedi e non richiedono un acquisto.

Troverete anche il podcast e le risorse pratiche su operationalitam.com. Se qualcuno continua a chiedervi dove sia andato il risparmio, questo potrebbe essere un episodio utile da condividere con loro.

Ok. Torna alle fatture.

Gennaio è fatturato correttamente a 20000 dollari. Ma febbraio e marzo sono anch'essi fatturati a 20000, anche se l'emendamento firmato richiede 17000 da febbraio in poi. Aprile e maggio arrivano al corretto 17000.

A fine maggio, quelle 5 fatture ammontano a 94000 dollari.

La nostra linea di base invariata per 5 mesi è un 100000. Le fatture attualmente mostrano una riduzione di 6000 dollari.

L'accordo supporta una cifra diversa: gennaio a 20000, poi 4 mesi a 17000, per un totale di 88000. Rispetto alla linea di base, ciò dovrebbe corrispondere a una riduzione di 12000 dollari fino a maggio.

Il divario di 6000 dollari è il supplemento di 3000 addebitato a febbraio e nuovamente a marzo. Si tratta di una contestazione di fatturazione supportata dall'emendamento. Non si tratta di un'altra riduzione del prezzo contrattuale.

Mantieni questa distinzione visibile. Alla chiusura del reporting di maggio, mostra 6000 sostenuti dalle fatture attualmente registrate e altri 6000 in discussione. La finanza decide se l'importo in discussione giustifica un qualsiasi aggiustamento contabile secondo la politica dell'organizzazione. Un credito atteso non è prova che il credito sia arrivato.

L'indagine dovrebbe essere specifica. Identificare l'abbonamento, l'ente legale, entrambi i numeri di fattura, i periodi di servizio pertinenti, la quantità concordata e la data di efficacia dell'emendamento. Chiedere al fornitore di correggere le 2 differenze identificate. Questo è molto più facile da risolvere rispetto a un messaggio che dice che il rapporto sui risparmi non sembra corretto.

Le indicazioni di fatturazione di Microsoft distinguono la data della fattura dal periodo di servizio coperto da una voce di addebito. Questa distinzione è rilevante anche al di là di questo esempio. Un documento che arriva in questo mese può riguardare un periodo precedente. Cattura entrambe le date affinché una correzione tardiva non venga scambiata per un nuovo miglioramento operativo.

Nel nostro caso fittizio, il fornitore accetta la contestazione ed emette un credito di 6000 dollari a giugno. Viene applicato alla normale fattura di giugno da 17000 dollari, lasciando 11000 da pagare per quella fattura.

Giugno non è diventato un servizio da 11000 dollari. La tariffa ricorrente rimane ancora a 17000. I 6000 si riferiscono alla correzione di febbraio e marzo.

Collega il credito a quelle fatture originali e mostra quando è stato applicato. Se la finanza ha già riconosciuto la correzione in un periodo precedente, il suo arrivo successivo regolarizza quell'elemento. Non deve creare un secondo beneficio nel report sui risparmi.

E se si vuole affermare che il contante è stato risparmiato, controlla la chiusura. Una fattura, un addebito di spesa, un saldo a credito e un pagamento sono registri correlati, ma non sono intercambiabili. Nel nostro anno fittizio completato, tutte le rilevanti spese e il credito sono stati saldati. Prima di quel punto, usa l'etichetta supportata dalle prove.

Concludiamo l'anno. Da luglio a dicembre, l'abbonamento rimane a 17000 dollari al mese. Non si verificano ulteriori errori di fatturazione, nuove licenze o costi aggiuntivi del progetto. Il responsabile aziendale conferma che il servizio continuativo soddisfa il requisito concordato.

Il totale finale dell'abbonamento, dopo il credito, è di 207000 dollari. Puoi verificarlo come 20000 di gennaio più 11 mesi a 17000. Rispetto alla nostra base di 240000 dollari, la riduzione è di 33000.

Sottrai il costo di implementazione di 6000 dollari. Il beneficio netto dell'anno solare è di 27000 dollari secondo le nostre assunzioni dichiarate.

Il credito è già incluso in quel risultato. Aggiungerlo di nuovo esagererebbe il beneficio. Ometterlo sottostimerebbe il beneficio. Il credito corregge la registrazione della fatturazione affinché corrisponda all'obbligo modificato.

Ora possiamo spiegare cosa è successo agli originali 48000. 4000 sono stati persi perché il cambiamento è iniziato un mese dopo. 11000 sono stati persi perché l'impegno poteva scendere solo a 850 licenze.

Sono stati spesi 6000 per implementare il cambiamento. I restanti 27000 sono sostenuti dal caso completato.

Questa è una spiegazione che qualcun altro può riprodurre. Fornisce anche informazioni utili per il progetto successivo. La data efficace richiedeva più attenzione. L'impegno minimo avrebbe dovuto essere testato prima della circolazione della previsione originale. La fatturazione richiedeva un follow-up dopo il completamento dei lavori tecnici.

Ora supponiamo che qualcuno chieda la riduzione annualizzata. A 3000 dollari al mese, la riduzione della sottoscrizione ricorrente sarebbe di 36000 in 12 mesi, assumendo che lo stesso ambito, tasso e impegno continuino. Si tratta di una forward run rate. Non sostituisce il risultato grezzo di quest'anno pari a 33000 o il risultato netto pari a 27000.

E se la direzione spende il budget rilasciato su un altro servizio, segnalare tale allocazione separatamente. Il servizio originale può costare meno anche quando il totale del budget tecnologico rimane invariato. Allo stesso modo, un budget totale inferiore non dimostra che la vostra azione specifica abbia causato la riduzione.

Amazon Web Services fornisce un altro esempio utile del perché le etichette sono importanti. La documentazione sui piani di risparmio definisce il risparmio netto totale rispetto a un costo stimato On-Demand per lo stesso utilizzo. Si tratta di un confronto definito.

Non significa che la fattura dell'organizzazione sia diminuita di quella cifra rispetto al mese scorso.

Amazon Web Services, o AWS come è comunemente noto, segnala anche quanto del impegno sia stato utilizzato. Se un carico di lavoro viene ridotto, controlla cosa accade a tale impegno e se altre utilizzazioni eleggibili lo assorbono.

Una riduzione tecnica e una riduzione finanziaria possono verificarsi in momenti diversi.

La risposta risiede nelle prove di utilizzo, impegno e fatturazione insieme.

Nel nostro esempio sui software licenze, i 50 paid licenze non assegnati potrebbero in seguito accogliere nuovi starters. Se ciò avviene, registra il riutilizzo effettivo. Se qualcuno vuole rivendicare l'evitamento dell'acquisto, documenta l'acquisto aggiuntivo che altrimenti sarebbe stato necessario e accorda il confronto con finance. Non contare né la capacità trattenuta né il suo successivo riutilizzo come risparmi di cassa separati dalla riduzione di quest'anno.

E se il credito non arriva mai, o i registri sono incompleti? Lascia l'elemento aperto con l'importo, il divario delle prove, la persona responsabile e la prossima azione.

Segnala il risultato supportato e l'importo irrisolto separatamente. Puoi avere un risultato utile prima che ogni problema sia chiuso, purché il rapporto chiarisca i suoi limiti.

E se il servizio peggiorasse? Mettetelo a confronto con il risultato finanziario. Monitorate le misure concordate: accesso richiesto, completamento del lavoro, domanda di supporto, o qualsiasi altra cosa stabilita dal proprietario dell'azienda. Una riduzione delle sottoscrizioni non cancella il rifacimento né un problema operativo altrove. Le linee guida Quantify Business Value della FinOps Foundation includono esplicitamente le prestazioni del servizio e organizzative, non solo i costi monetari.

La mia raccomandazione è di chiudere una richiesta di beneficio solo quando un'altra persona può seguire il suo confronto e le sue prove. Registrare ambito e periodo, conservare i documenti di origine, spiegare gli aggiustamenti e far confermare il risultato dal revisore concordato. Creditate alle persone che hanno contribuito senza moltiplicare i soldi per il numero di dipartimenti coinvolti.

Il principio di oggi è la tracciabilità. Qualcuno dovrebbe essere in grado di iniziare dal risultato riportato e risalire all'azione approvata, al cambiamento implementato e ai registri finanziari che lo supportano.

Le lezioni sono finite. Ecco il vostro compito a casa. Metteteci circa un'ora e scegliete 1 cambiamento tecnologico completato, utilizzando le registrazioni a cui avete accesso.

Scrivi il beneficio originale previsto, la sua linea di base e il periodo a cui si riferisce. Trova la data effettiva nell'accordo eseguito o nella modifica approvata.

Confronta ciò che è stato implementato con ciò che è stato acquistato. Quindi ispetti una fattura relativa al periodo interessato e qualsiasi credito correlato.

Registra il costo della modifica. Spiega ogni differenza sostanziale tra la stima originale e il risultato che puoi sostenere. Se manca un documento, indicane il nome e assegna la prossima azione. Termina con una frase che afferma cosa è stato verificato e cosa rimane irrisolto. Porta quella pagina al tuo partner finanziario.

Se desideri una procedura per rendere ripetibile tale lavoro, cerca F02, Validare benefici e riportare risultati aziendali, nel Operational ITAM Store. Il collegamento è nelle note dell'episodio.

C'è una domanda naturale successiva al Decision Table: dopo aver verificato un risultato, cosa ti porterebbe a rivalutarlo? Tieni questa domanda accanto alla tua registrazione completata. Torneremo su come le decisioni resistono mentre il business cambia.

I file sono aperti. 1 situazione, 1 pagina. Il vincolo, ciò che hai fatto e ciò che è successo. Rimuovi i nomi delle aziende e i dettagli sensibili prima di inviarli tramite il sito web. Inviami 1 valore lavorativo e costruirò un episodio attorno ad esso.

Sono Bill Van Nort, questo è il podcast sull'Operational ITAM. Mantieni la comparazione visibile. Segui il cambiamento attraverso la fattura. Comunica il risultato che puoi sostenere. Parlerò con te la prossima settimana. Prenditi cura di te.