1 00:00:08,000 --> 00:00:13,076 Ciao a tutti e ben tornati al podcast sull'Operational ITAM. Sono Bill Van Nort e 2 00:00:13,076 --> 00:00:18,465 oggi seguiamo un risparmio che è finito nella presentazione prima di finire nei conti. 3 00:00:19,135 --> 00:00:23,606 Le licenze sono state pulite. Il ticket di modifica è chiuso. Il rapporto del progetto 4 00:00:23,606 --> 00:00:27,920 dice che il lavoro è completo. Poi la finanza chiede perché il fornitore sta ancora 5 00:00:27,920 --> 00:00:29,480 addebitando l'importo vecchio. 6 00:00:30,075 --> 00:00:35,034 Nessuno pensa più che sia la propria parte del progetto. Fortunatamente, la fattura ha 7 00:00:35,034 --> 00:00:36,360 riunito tutti di nuovo. 8 00:00:37,075 --> 00:00:40,460 Oggi, La Tabella delle Decisioni: Dove è Andato il Risparmio? 9 00:00:41,095 --> 00:00:45,517 Buongiorno, buon pomeriggio o buona sera, ovunque stiate ascoltando. Questa è la 10 00:00:45,517 --> 00:00:50,270 trasmissione in cui rendiamo comprensibile l'ingranaggio poco glamour della tecnologia 11 00:00:50,270 --> 00:00:52,260 aziendale. Prendete il vostro caffè. 12 00:00:52,935 --> 00:00:57,277 Nell'episodio 15, abbiamo stabilito chi può prendere la decisione di rinnovo. Abbiamo 13 00:00:57,277 --> 00:01:01,364 fornito a quella persona prove, opzioni e condizioni che potrebbe effettivamente 14 00:01:01,364 --> 00:01:01,875 approvare. 15 00:01:02,655 --> 00:01:08,029 Oggi iniziamo dopo l'approvazione. Seguiremo 1 cambiamento fino a quando non potremo spiegare 16 00:01:08,029 --> 00:01:08,780 il risultato. 17 00:01:09,495 --> 00:01:14,151 Le linee guida Reporting and Analytics della FinOps Foundation richiedono di confrontare la 18 00:01:14,151 --> 00:01:18,551 spesa effettiva con la stima alla base di una decisione. Questo è un punto di partenza 19 00:01:18,551 --> 00:01:23,002 utile. La sfida pratica consiste nel spiegare la distanza tra i due senza modificare la 20 00:01:23,002 --> 00:01:25,560 stima originale ogni volta che qualcosa va storto. 21 00:01:26,155 --> 00:01:30,881 La mia opinione, chiaramente etichettata: il caso aziendale originale dovrebbe rimanere nel 22 00:01:30,881 --> 00:01:35,295 file. Aggiorna la previsione, assolutamente. Mantieni la versione precedente affinché 23 00:01:35,295 --> 00:01:39,969 l'organizzazione possa imparare da ciò che è cambiato. Altrimenti, ogni progetto alla fine 24 00:01:39,969 --> 00:01:43,500 raggiunge esattamente il numero che qualcuno ha digitato per ultimo. 25 00:01:43,835 --> 00:01:48,419 Utilizziamo un'azienda fittizia e un accordo software inventato. Si tratta di importi in 26 00:01:48,419 --> 00:01:52,795 dollari statunitensi illustrativi, non di prezzi dei fornitori o di risultati per un 27 00:01:52,795 --> 00:01:55,660 cliente. Seguiamo un anno solare da gennaio a dicembre. 28 00:01:56,190 --> 00:02:02,458 L'azienda paga per 1000 licenze in abbonamento a 20 dollari per licenza al mese. 20000 29 00:02:02,458 --> 00:02:06,175 dollari al mese. 240000 dollari per un anno intero. 30 00:02:06,850 --> 00:02:11,642 Una revisione dell'assegnazione rileva che 800 licenze possono soddisfare il requisito 31 00:02:11,642 --> 00:02:16,545 aziendale continuativo. La riduzione proposta è di 200 licenze, a partire da gennaio. Al 32 00:02:16,545 --> 00:02:21,281 medesimo prezzo unitario, ciò eliminerebbe 4000 dollari al mese, ovvero 48000 dollari 33 00:02:21,281 --> 00:02:22,395 nell'arco dell'anno. 34 00:02:22,775 --> 00:02:27,642 Quella è la nostra previsione lorda originale. Lordo significa prima del costo della 35 00:02:27,642 --> 00:02:32,624 modifica. È anche condizionata: la quantità deve essere commercialmente riducibile, la 36 00:02:32,624 --> 00:02:37,781 modifica deve entrare in vigore a gennaio e il servizio residuo deve ancora soddisfare il 37 00:02:37,781 --> 00:02:38,360 requisito. 38 00:02:39,135 --> 00:02:43,685 Prima di seguire il denaro, stabiliamo cosa stiamo confrontando. Per questo caso, la 39 00:02:43,685 --> 00:02:48,398 finanza concorda che mantenere il servizio esistente con 1000 licenze e lo stesso tasso 40 00:02:48,398 --> 00:02:53,002 di 20 dollari è un'alternativa supportata per l'anno. Abbiamo le fatture attuali e un 41 00:02:53,002 --> 00:02:55,440 rinnovo invariato disponibile per sostenerlo. 42 00:02:55,800 --> 00:03:00,629 Il requisito aziendale rimane invariato. La riduzione elimina assegnazioni non necessarie, 43 00:03:00,629 --> 00:03:05,350 non un dipartimento che si è chiuso. Nessun aumento dei prezzi, cambiamento delle tasse, 44 00:03:05,350 --> 00:03:09,320 movimento valutario o declassamento del servizio è nascosto nel confronto. 45 00:03:10,020 --> 00:03:13,825 Queste ipotesi mantengono questo esempio leggibile. Nei tuoi registri, ciascuna 46 00:03:13,825 --> 00:03:14,885 necessita di verifica. 47 00:03:15,480 --> 00:03:20,233 Quella comparazione concordata è la linea di base. Ci dice contro cosa viene misurato il 48 00:03:20,233 --> 00:03:25,094 risultato. Il pagamento dell'anno scorso, il budget di quest'anno, una quotazione iniziale 49 00:03:25,094 --> 00:03:30,008 di un fornitore e una previsione della futura domanda sono linee di base diverse. La stessa 50 00:03:30,008 --> 00:03:34,275 fattura può apparire favorevole rispetto a 1 e sfavorevole rispetto a un'altra. 51 00:03:34,870 --> 00:03:39,101 Se la domanda cambia davvero, spiegate separatamente. Forse l'azienda serve più 52 00:03:39,101 --> 00:03:43,440 clienti o acquisisce un'altra divisione. Mantenete il confronto approvato, quindi 53 00:03:43,440 --> 00:03:47,832 mostrate una visione aggiustata con il nuovo ambito e le sue prove. Non riscrivete 54 00:03:47,832 --> 00:03:51,795 silenziosamente il punto di partenza e chiamate la differenza performance. 55 00:03:52,500 --> 00:03:57,368 Hai anche bisogno del periodo. Una riduzione mensile moltiplicata per 12 descrive un anno 56 00:03:57,368 --> 00:04:02,182 intero a quel tasso. Non stabilisce che siano avvenuti 12 mesi di beneficio. Vedremo che 57 00:04:02,182 --> 00:04:05,245 questa distinzione avrà importanza quasi immediatamente. 58 00:04:05,900 --> 00:04:10,218 Un luogo facile per perdere quella disciplina è il passaggio di consegne tra i team. La 59 00:04:10,218 --> 00:04:13,940 persona che individua assegnazioni inutilizzate può stimare un'opportunità. 60 00:04:13,940 --> 00:04:18,110 L'approvvigionamento può registrare una posizione negoziata. La consegna può segnare 61 00:04:18,110 --> 00:04:19,400 un'azione come completata. 62 00:04:19,960 --> 00:04:24,182 Il settore finanziario può riportare un risultato riconosciuto. Questi sono traguardi 63 00:04:24,182 --> 00:04:28,354 utili, ma necessitano delle proprie date e prove. Se tutti i 4 sono etichettati come 64 00:04:28,354 --> 00:04:32,625 risparmi conseguiti, il report smette di dirti dove si trova effettivamente il lavoro. 65 00:04:33,240 --> 00:04:38,146 Mantieni la stima originale accanto alla più recente previsione e al risultato verificato a 66 00:04:38,146 --> 00:04:43,052 oggi. Se la stima originale era errata, lascia una breve spiegazione. Se era ragionevole ma 67 00:04:43,052 --> 00:04:47,797 le circostanze sono cambiate, documenta il cambiamento. Il tuo obiettivo è migliorare la 68 00:04:47,797 --> 00:04:52,595 prossima decisione, non organizzare le colonne in modo che nessuno debba discutere questo 69 00:04:52,595 --> 00:04:52,865 caso. 70 00:04:53,380 --> 00:04:58,462 Il team completa il cleanup più tardi del previsto. Gennaio rimane a 1000 licenze a 71 00:04:58,462 --> 00:05:02,625 pagamento. Il cambiamento firmato entra in vigore il primo febbraio. 72 00:05:02,990 --> 00:05:08,231 C'è un'altra differenza. Il fornitore accetta di ridurre l'impegno solo a 850 licenze. 73 00:05:08,231 --> 00:05:13,350 Questo è il minimo in questa modifica fittizia. Non è una dichiarazione sulle regole 74 00:05:13,350 --> 00:05:14,935 di un particolare editore. 75 00:05:15,570 --> 00:05:20,337 Il proprietario autorizzato accetta tale opzione e il team registra 800 licenze 76 00:05:20,337 --> 00:05:25,887 assegnate contro 850 licenze acquistate. Sono ancora 50 licenze non assegnate per i quali si 77 00:05:25,887 --> 00:05:30,835 paga. Si tratta di capacità disponibile, non di un altro risparmio già realizzato. 78 00:05:31,330 --> 00:05:36,560 Ora possiamo spiegare la previsione rivista. Abbiamo perso la riduzione pianificata di 4000 79 00:05:36,560 --> 00:05:41,559 dollari a gennaio. Per i restanti 11 mesi, quei 50 licenze aggiuntive a pagamento hanno 80 00:05:41,559 --> 00:05:46,329 costato 1000 dollari al mese sopra l'obiettivo originale. Altri 11000 dollari della 81 00:05:46,329 --> 00:05:49,375 previsione originale non si realizzeranno quest'anno. 82 00:05:50,060 --> 00:05:56,360 48000, meno 4000 per il timing, meno 11000 per l'impegno trattenuto. Questo lascia 33000 83 00:05:56,360 --> 00:06:01,085 dollari di riduzione degli abbonamenti prevista per l'anno solare. 84 00:06:01,780 --> 00:06:08,414 Ecco un modo più semplice per controllarlo. La fattura mensile dovrebbe scendere da 20000 a 85 00:06:08,414 --> 00:06:13,445 17000 nel febbraio. 3000 dollari in meno, per 11 mesi. 33000 dollari. 86 00:06:13,830 --> 00:06:18,214 Il cleanup operativo può essere completo mentre il risultato commerciale è inferiore a 87 00:06:18,214 --> 00:06:22,495 quanto inizialmente proposto. Entrambe le affermazioni devono figurare nel rapporto. 88 00:06:22,495 --> 00:06:27,134 Definire il lavoro un fallimento ignorerebbe la riduzione. Mantenere 48000 nella previsione 89 00:06:27,134 --> 00:06:28,255 ignorerebbe l'accordo. 90 00:06:28,845 --> 00:06:33,631 Questo è dove colleghi le prove. Mantieni insieme la proposta approvata, l'emendamento 91 00:06:33,631 --> 00:06:37,025 firmato, la data di efficacia e i registri dell'assegnazione. 92 00:06:37,565 --> 00:06:42,401 Ogni risposta affronta una domanda diversa. Cosa intendevamo? Cosa ha concordato il 93 00:06:42,401 --> 00:06:47,470 fornitore? Quando è cambiato tale obbligo? Cosa ha effettivamente implementato il team? 94 00:06:48,080 --> 00:06:51,816 Dai al cambio un riferimento stabile che possa apparire nel registro dei benefici e 95 00:06:51,816 --> 00:06:55,283 nell'indagine sulla fatturazione. Non ha bisogno di una nuova piattaforma. Un 96 00:06:55,283 --> 00:06:59,244 riferimento nel record di rinnovo esistente può essere sufficiente se le persone possono 97 00:06:59,244 --> 00:07:00,685 trovare i documenti di supporto. 98 00:07:01,400 --> 00:07:05,867 Le indicazioni di Microsoft sull'acquisto o sulla rimozione delle licenze di abbonamento 99 00:07:05,867 --> 00:07:10,030 aziendali fanno qui una distinzione utile. Disassegnare una licenza da un utente e 100 00:07:10,030 --> 00:07:14,701 rimuovere una licenza acquistata sono passaggi separati. Il tempismo della rimozione dipende 101 00:07:14,701 --> 00:07:18,965 dall'accordo di fatturazione e dalla finestra applicabile. Controllare l'abbonamento 102 00:07:18,965 --> 00:07:22,265 effettivo e l'accordo prima di prevedere quando cadrà la fattura. 103 00:07:22,720 --> 00:07:28,028 È un vero meccanismo del prodotto, distinto dal nostro inventato minimo di 850 licenze. 104 00:07:28,028 --> 00:07:33,214 Uno screenshot che mostra meno assegnazioni dimostra qualcosa sulle assegnazioni. Non 105 00:07:33,214 --> 00:07:36,325 dimostra, da solo, una quantità pagabile inferiore. 106 00:07:36,980 --> 00:07:41,701 E prima di rimuovere l'accesso, verificare i requisiti di servizio, dati e conservazione 107 00:07:41,701 --> 00:07:46,047 con le persone responsabili. Un conto più economico non è un esito positivo se il 108 00:07:46,047 --> 00:07:50,285 cambiamento impedisce al personale autorizzato di svolgere il lavoro richiesto. 109 00:07:50,920 --> 00:07:55,495 La nostra azienda fittizia paga anche a uno specialista esterno 6000 dollari per 110 00:07:55,495 --> 00:08:00,527 completare il cleanup. Per questo esempio, si tratta dell'unico costo di implementazione 111 00:08:00,527 --> 00:08:05,502 incrementale; è sostenuto e pagato durante l'anno e la finanza lo include nel confronto 112 00:08:05,502 --> 00:08:06,245 dei benefici. 113 00:08:06,960 --> 00:08:12,697 Una riduzione delle sottoscrizioni di 33000 dollari, meno 6000 per attuarla, genera un 114 00:08:12,697 --> 00:08:15,765 beneficio netto atteso annuo di 27000 dollari. 115 00:08:16,400 --> 00:08:20,772 Il personale interno dedica anche tempo al cambiamento. Registrare tale sforzo. In questo 116 00:08:20,772 --> 00:08:25,242 caso rientra nella capacità esistente, senza identificare costi aggiuntivi per il personale 117 00:08:25,242 --> 00:08:29,320 o lavori finanziati spostati, quindi non stiamo inventando un pagamento in contanti 118 00:08:29,320 --> 00:08:29,860 aggiuntivo. 119 00:08:30,380 --> 00:08:35,019 Se ha spostato lavori importanti, specifichi cosa è stato spostato e valutatelo. Le fatture 120 00:08:35,019 --> 00:08:37,925 pagate non sono l'unico costo possibile di una decisione. 121 00:08:38,500 --> 00:08:42,610 Il controllo di completamento richiede anche più dello stato del ticket. Il proprietario 122 00:08:42,610 --> 00:08:46,626 del servizio deve confermare che siano stati rimossi gli assegnamenti corretti, che le 123 00:08:46,626 --> 00:08:50,643 persone richieste abbiano mantenuto l'accesso e che la quantità acquistata corrisponda 124 00:08:50,643 --> 00:08:54,706 all'emendamento. Conserva un record datato dal sistema che controlla effettivamente gli 125 00:08:54,706 --> 00:08:58,723 assegnamenti. Se una regola automatizzata può ripristinare quegli assegnamenti domani, 126 00:08:58,723 --> 00:09:01,805 identifica chi possiede quella regola prima di chiudere il lavoro. 127 00:09:02,460 --> 00:09:06,405 Mantieni il controllo proporzionato al servizio. Non è necessario riesaminare 128 00:09:06,405 --> 00:09:10,402 un'intera applicazione perché un account dormiente sia stato rimosso. È invece 129 00:09:10,402 --> 00:09:15,014 necessario sapere che la rimozione è avvenuta e che il motivo per considerarla inutile era 130 00:09:15,014 --> 00:09:19,215 fondato. Dove le prove consistono solo in una richiesta di apportare una modifica, 131 00:09:19,215 --> 00:09:21,265 l'implementazione rimane non verificata. 132 00:09:21,980 --> 00:09:26,364 L'argomento contrario è ragionevole: questo suona come un sacco di controlli per una 133 00:09:26,364 --> 00:09:31,114 modesta riduzione. Lo sforzo dovrebbe essere proporzionato. Un piccolo cambiamento semplice 134 00:09:31,114 --> 00:09:35,916 potrebbe richiedere alcuni record collegati e una breve revisione. Ma qualcuno deve comunque 135 00:09:35,916 --> 00:09:40,769 stabilire la data effettiva, la quantità reale e il costo per arrivarci. L'aritmetica diventa 136 00:09:40,769 --> 00:09:42,805 più breve quando i fatti sono semplici. 137 00:09:43,420 --> 00:09:48,329 A questo punto abbiamo una previsione rivista. Non abbiamo ancora verificato il risultato di 138 00:09:48,329 --> 00:09:52,651 un anno intero. Ora ci servono le fatture, ed è lì che il nostro caso diventa più 139 00:09:52,651 --> 00:09:53,345 interessante. 140 00:09:58,000 --> 00:10:03,377 Facciamo una breve pausa. Se desiderate una procedura pratica per questo lavoro, lo store 141 00:10:03,377 --> 00:10:07,968 Operational ITAM ne offre una chiamata Validate Benefits and Report Business 142 00:10:07,968 --> 00:10:09,720 Outcomes. È la procedura F02. 143 00:10:10,440 --> 00:10:15,763 Include un procedimento HTML modificabile, un diagramma di flusso SVG e una checklist per 144 00:10:15,763 --> 00:10:20,249 l'adozione locale e le prove. Gli input iniziali includono la linea di base 145 00:10:20,249 --> 00:10:25,094 concordata, l'azione approvata, fatture o preventivi, costo dell'implementazione, 146 00:10:25,094 --> 00:10:27,965 valuta, periodo e prove del risultato aziendale. 147 00:10:28,560 --> 00:10:31,626 Questo ti offre un luogo strutturato per iniziare la conversazione con il settore 148 00:10:31,626 --> 00:10:32,080 finanziario. 149 00:10:32,960 --> 00:10:36,380 Adatta le responsabilità e le decisioni di misurazione alla tua organizzazione. 150 00:10:37,120 --> 00:10:41,728 La procedura non decide cosa il tuo team finanziario riconoscerà e non sostituisce i 151 00:10:41,728 --> 00:10:43,045 record dietro al numero. 152 00:10:43,650 --> 00:10:47,999 Puoi rivedere i contenuti su operationalitam.com/store. Si tratta della mia 153 00:10:47,999 --> 00:10:52,754 risorsa a pagamento e l'acquisto supporta il podcast. I compiti di oggi utilizzano 154 00:10:52,754 --> 00:10:56,175 informazioni che già possiedi e non richiedono un acquisto. 155 00:10:56,745 --> 00:11:01,433 Troverete anche il podcast e le risorse pratiche su operationalitam.com. Se qualcuno 156 00:11:01,433 --> 00:11:06,176 continua a chiedervi dove sia andato il risparmio, questo potrebbe essere un episodio 157 00:11:06,176 --> 00:11:07,850 utile da condividere con loro. 158 00:11:11,945 --> 00:11:13,550 Ok. Torna alle fatture. 159 00:11:14,445 --> 00:11:20,317 Gennaio è fatturato correttamente a 20000 dollari. Ma febbraio e marzo sono anch'essi 160 00:11:20,317 --> 00:11:26,120 fatturati a 20000, anche se l'emendamento firmato richiede 17000 da febbraio in poi. 161 00:11:26,120 --> 00:11:29,090 Aprile e maggio arrivano al corretto 17000. 162 00:11:29,565 --> 00:11:33,645 A fine maggio, quelle 5 fatture ammontano a 94000 dollari. 163 00:11:34,285 --> 00:11:39,900 La nostra linea di base invariata per 5 mesi è un 100000. Le fatture attualmente mostrano una 164 00:11:39,900 --> 00:11:41,470 riduzione di 6000 dollari. 165 00:11:42,105 --> 00:11:48,004 L'accordo supporta una cifra diversa: gennaio a 20000, poi 4 mesi a 17000, per un totale di 166 00:11:48,004 --> 00:11:53,255 88000. Rispetto alla linea di base, ciò dovrebbe corrispondere a una riduzione di 167 00:11:53,255 --> 00:11:55,070 12000 dollari fino a maggio. 168 00:11:55,645 --> 00:12:00,280 Il divario di 6000 dollari è il supplemento di 3000 addebitato a febbraio e nuovamente a 169 00:12:00,280 --> 00:12:04,810 marzo. Si tratta di una contestazione di fatturazione supportata dall'emendamento. Non 170 00:12:04,810 --> 00:12:07,760 si tratta di un'altra riduzione del prezzo contrattuale. 171 00:12:08,495 --> 00:12:13,508 Mantieni questa distinzione visibile. Alla chiusura del reporting di maggio, mostra 6000 172 00:12:13,508 --> 00:12:18,805 sostenuti dalle fatture attualmente registrate e altri 6000 in discussione. La finanza decide 173 00:12:18,805 --> 00:12:23,704 se l'importo in discussione giustifica un qualsiasi aggiustamento contabile secondo la 174 00:12:23,704 --> 00:12:28,147 politica dell'organizzazione. Un credito atteso non è prova che il credito sia 175 00:12:28,147 --> 00:12:28,660 arrivato. 176 00:12:29,345 --> 00:12:33,640 L'indagine dovrebbe essere specifica. Identificare l'abbonamento, l'ente legale, 177 00:12:33,640 --> 00:12:38,364 entrambi i numeri di fattura, i periodi di servizio pertinenti, la quantità concordata e 178 00:12:38,364 --> 00:12:42,605 la data di efficacia dell'emendamento. Chiedere al fornitore di correggere le 2 179 00:12:42,605 --> 00:12:47,276 differenze identificate. Questo è molto più facile da risolvere rispetto a un messaggio 180 00:12:47,276 --> 00:12:50,390 che dice che il rapporto sui risparmi non sembra corretto. 181 00:12:51,085 --> 00:12:55,207 Le indicazioni di fatturazione di Microsoft distinguono la data della fattura dal periodo 182 00:12:55,207 --> 00:12:59,376 di servizio coperto da una voce di addebito. Questa distinzione è rilevante anche al di là 183 00:12:59,376 --> 00:13:03,220 di questo esempio. Un documento che arriva in questo mese può riguardare un periodo 184 00:13:03,220 --> 00:13:07,482 precedente. Cattura entrambe le date affinché una correzione tardiva non venga scambiata per 185 00:13:07,482 --> 00:13:09,010 un nuovo miglioramento operativo. 186 00:13:09,645 --> 00:13:14,865 Nel nostro caso fittizio, il fornitore accetta la contestazione ed emette un credito di 6000 187 00:13:14,865 --> 00:13:20,084 dollari a giugno. Viene applicato alla normale fattura di giugno da 17000 dollari, lasciando 188 00:13:20,084 --> 00:13:22,070 11000 da pagare per quella fattura. 189 00:13:22,845 --> 00:13:28,213 Giugno non è diventato un servizio da 11000 dollari. La tariffa ricorrente rimane ancora a 190 00:13:28,213 --> 00:13:32,090 17000. I 6000 si riferiscono alla correzione di febbraio e marzo. 191 00:13:32,765 --> 00:13:37,092 Collega il credito a quelle fatture originali e mostra quando è stato applicato. Se la 192 00:13:37,092 --> 00:13:41,168 finanza ha già riconosciuto la correzione in un periodo precedente, il suo arrivo 193 00:13:41,168 --> 00:13:45,496 successivo regolarizza quell'elemento. Non deve creare un secondo beneficio nel report 194 00:13:45,496 --> 00:13:46,150 sui risparmi. 195 00:13:46,725 --> 00:13:51,368 E se si vuole affermare che il contante è stato risparmiato, controlla la chiusura. Una 196 00:13:51,368 --> 00:13:55,530 fattura, un addebito di spesa, un saldo a credito e un pagamento sono registri 197 00:13:55,530 --> 00:14:00,066 correlati, ma non sono intercambiabili. Nel nostro anno fittizio completato, tutte le 198 00:14:00,066 --> 00:14:04,603 rilevanti spese e il credito sono stati saldati. Prima di quel punto, usa l'etichetta 199 00:14:04,603 --> 00:14:05,830 supportata dalle prove. 200 00:14:06,525 --> 00:14:11,372 Concludiamo l'anno. Da luglio a dicembre, l'abbonamento rimane a 17000 dollari al mese. 201 00:14:11,372 --> 00:14:16,052 Non si verificano ulteriori errori di fatturazione, nuove licenze o costi aggiuntivi 202 00:14:16,052 --> 00:14:20,843 del progetto. Il responsabile aziendale conferma che il servizio continuativo soddisfa 203 00:14:20,843 --> 00:14:22,180 il requisito concordato. 204 00:14:22,700 --> 00:14:29,769 Il totale finale dell'abbonamento, dopo il credito, è di 207000 dollari. Puoi verificarlo 205 00:14:29,769 --> 00:14:36,679 come 20000 di gennaio più 11 mesi a 17000. Rispetto alla nostra base di 240000 dollari, 206 00:14:36,679 --> 00:14:38,585 la riduzione è di 33000. 207 00:14:38,880 --> 00:14:43,806 Sottrai il costo di implementazione di 6000 dollari. Il beneficio netto dell'anno solare è 208 00:14:43,806 --> 00:14:46,925 di 27000 dollari secondo le nostre assunzioni dichiarate. 209 00:14:47,530 --> 00:14:51,845 Il credito è già incluso in quel risultato. Aggiungerlo di nuovo esagererebbe il 210 00:14:51,845 --> 00:14:55,782 beneficio. Ometterlo sottostimerebbe il beneficio. Il credito corregge la 211 00:14:55,782 --> 00:14:59,935 registrazione della fatturazione affinché corrisponda all'obbligo modificato. 212 00:15:00,515 --> 00:15:05,995 Ora possiamo spiegare cosa è successo agli originali 48000. 4000 sono stati persi perché 213 00:15:05,995 --> 00:15:11,351 il cambiamento è iniziato un mese dopo. 11000 sono stati persi perché l'impegno poteva 214 00:15:11,351 --> 00:15:13,095 scendere solo a 850 licenze. 215 00:15:13,695 --> 00:15:18,827 Sono stati spesi 6000 per implementare il cambiamento. I restanti 27000 sono sostenuti 216 00:15:18,827 --> 00:15:20,020 dal caso completato. 217 00:15:20,695 --> 00:15:25,288 Questa è una spiegazione che qualcun altro può riprodurre. Fornisce anche informazioni utili 218 00:15:25,288 --> 00:15:29,682 per il progetto successivo. La data efficace richiedeva più attenzione. L'impegno minimo 219 00:15:29,682 --> 00:15:33,926 avrebbe dovuto essere testato prima della circolazione della previsione originale. La 220 00:15:33,926 --> 00:15:37,820 fatturazione richiedeva un follow-up dopo il completamento dei lavori tecnici. 221 00:15:38,515 --> 00:15:43,215 Ora supponiamo che qualcuno chieda la riduzione annualizzata. A 3000 dollari al 222 00:15:43,215 --> 00:15:47,916 mese, la riduzione della sottoscrizione ricorrente sarebbe di 36000 in 12 mesi, 223 00:15:47,916 --> 00:15:52,913 assumendo che lo stesso ambito, tasso e impegno continuino. Si tratta di una forward 224 00:15:52,913 --> 00:15:58,090 run rate. Non sostituisce il risultato grezzo di quest'anno pari a 33000 o il risultato 225 00:15:58,090 --> 00:15:59,220 netto pari a 27000. 226 00:15:59,775 --> 00:16:03,806 E se la direzione spende il budget rilasciato su un altro servizio, segnalare tale 227 00:16:03,806 --> 00:16:07,788 allocazione separatamente. Il servizio originale può costare meno anche quando il 228 00:16:07,788 --> 00:16:11,818 totale del budget tecnologico rimane invariato. Allo stesso modo, un budget totale 229 00:16:11,818 --> 00:16:15,800 inferiore non dimostra che la vostra azione specifica abbia causato la riduzione. 230 00:16:16,435 --> 00:16:21,559 Amazon Web Services fornisce un altro esempio utile del perché le etichette sono importanti. 231 00:16:21,559 --> 00:16:26,405 La documentazione sui piani di risparmio definisce il risparmio netto totale rispetto a 232 00:16:26,405 --> 00:16:31,195 un costo stimato On-Demand per lo stesso utilizzo. Si tratta di un confronto definito. 233 00:16:31,855 --> 00:16:34,922 Non significa che la fattura dell'organizzazione sia diminuita di quella 234 00:16:34,922 --> 00:16:36,200 cifra rispetto al mese scorso. 235 00:16:36,915 --> 00:16:42,395 Amazon Web Services, o AWS come è comunemente noto, segnala anche quanto del impegno sia 236 00:16:42,395 --> 00:16:48,124 stato utilizzato. Se un carico di lavoro viene ridotto, controlla cosa accade a tale impegno 237 00:16:48,124 --> 00:16:51,175 e se altre utilizzazioni eleggibili lo assorbono. 238 00:16:51,775 --> 00:16:55,375 Una riduzione tecnica e una riduzione finanziaria possono verificarsi in momenti 239 00:16:55,375 --> 00:16:55,735 diversi. 240 00:16:56,415 --> 00:17:00,140 La risposta risiede nelle prove di utilizzo, impegno e fatturazione insieme. 241 00:17:00,855 --> 00:17:05,217 Nel nostro esempio sui software licenze, i 50 paid licenze non assegnati potrebbero in 242 00:17:05,217 --> 00:17:09,630 seguito accogliere nuovi starters. Se ciò avviene, registra il riutilizzo effettivo. Se 243 00:17:09,630 --> 00:17:13,992 qualcuno vuole rivendicare l'evitamento dell'acquisto, documenta l'acquisto aggiuntivo 244 00:17:13,992 --> 00:17:18,404 che altrimenti sarebbe stato necessario e accorda il confronto con finance. Non contare 245 00:17:18,404 --> 00:17:22,918 né la capacità trattenuta né il suo successivo riutilizzo come risparmi di cassa separati 246 00:17:22,918 --> 00:17:24,440 dalla riduzione di quest'anno. 247 00:17:25,115 --> 00:17:30,081 E se il credito non arriva mai, o i registri sono incompleti? Lascia l'elemento aperto con 248 00:17:30,081 --> 00:17:34,495 l'importo, il divario delle prove, la persona responsabile e la prossima azione. 249 00:17:34,995 --> 00:17:39,330 Segnala il risultato supportato e l'importo irrisolto separatamente. Puoi avere un 250 00:17:39,330 --> 00:17:43,930 risultato utile prima che ogni problema sia chiuso, purché il rapporto chiarisca i suoi 251 00:17:43,930 --> 00:17:44,300 limiti. 252 00:17:44,790 --> 00:17:49,076 E se il servizio peggiorasse? Mettetelo a confronto con il risultato finanziario. 253 00:17:49,076 --> 00:17:53,574 Monitorate le misure concordate: accesso richiesto, completamento del lavoro, domanda 254 00:17:53,574 --> 00:17:58,336 di supporto, o qualsiasi altra cosa stabilita dal proprietario dell'azienda. Una riduzione 255 00:17:58,336 --> 00:18:02,675 delle sottoscrizioni non cancella il rifacimento né un problema operativo altrove. 256 00:18:02,675 --> 00:18:07,437 Le linee guida Quantify Business Value della FinOps Foundation includono esplicitamente le 257 00:18:07,437 --> 00:18:11,035 prestazioni del servizio e organizzative, non solo i costi monetari. 258 00:18:11,670 --> 00:18:15,901 La mia raccomandazione è di chiudere una richiesta di beneficio solo quando un'altra 259 00:18:15,901 --> 00:18:20,535 persona può seguire il suo confronto e le sue prove. Registrare ambito e periodo, conservare 260 00:18:20,535 --> 00:18:24,565 i documenti di origine, spiegare gli aggiustamenti e far confermare il risultato 261 00:18:24,565 --> 00:18:28,342 dal revisore concordato. Creditate alle persone che hanno contribuito senza 262 00:18:28,342 --> 00:18:31,415 moltiplicare i soldi per il numero di dipartimenti coinvolti. 263 00:18:32,090 --> 00:18:36,679 Il principio di oggi è la tracciabilità. Qualcuno dovrebbe essere in grado di iniziare 264 00:18:36,679 --> 00:18:41,427 dal risultato riportato e risalire all'azione approvata, al cambiamento implementato e ai 265 00:18:41,427 --> 00:18:43,455 registri finanziari che lo supportano. 266 00:18:43,890 --> 00:18:48,458 Le lezioni sono finite. Ecco il vostro compito a casa. Metteteci circa un'ora e scegliete 1 267 00:18:48,458 --> 00:18:52,273 cambiamento tecnologico completato, utilizzando le registrazioni a cui avete 268 00:18:52,273 --> 00:18:52,675 accesso. 269 00:18:53,280 --> 00:18:58,569 Scrivi il beneficio originale previsto, la sua linea di base e il periodo a cui si riferisce. 270 00:18:58,569 --> 00:19:02,720 Trova la data effettiva nell'accordo eseguito o nella modifica approvata. 271 00:19:03,280 --> 00:19:07,481 Confronta ciò che è stato implementato con ciò che è stato acquistato. Quindi ispetti una 272 00:19:07,481 --> 00:19:10,785 fattura relativa al periodo interessato e qualsiasi credito correlato. 273 00:19:11,500 --> 00:19:16,782 Registra il costo della modifica. Spiega ogni differenza sostanziale tra la stima originale 274 00:19:16,782 --> 00:19:21,831 e il risultato che puoi sostenere. Se manca un documento, indicane il nome e assegna la 275 00:19:21,831 --> 00:19:26,939 prossima azione. Termina con una frase che afferma cosa è stato verificato e cosa rimane 276 00:19:26,939 --> 00:19:30,305 irrisolto. Porta quella pagina al tuo partner finanziario. 277 00:19:30,800 --> 00:19:35,528 Se desideri una procedura per rendere ripetibile tale lavoro, cerca F02, Validare 278 00:19:35,528 --> 00:19:40,606 benefici e riportare risultati aziendali, nel Operational ITAM Store. Il collegamento è 279 00:19:40,606 --> 00:19:42,065 nelle note dell'episodio. 280 00:19:42,880 --> 00:19:47,025 C'è una domanda naturale successiva al Decision Table: dopo aver verificato un 281 00:19:47,025 --> 00:19:51,383 risultato, cosa ti porterebbe a rivalutarlo? Tieni questa domanda accanto alla tua 282 00:19:51,383 --> 00:19:56,325 registrazione completata. Torneremo su come le decisioni resistono mentre il business cambia. 283 00:19:56,835 --> 00:20:01,883 I file sono aperti. 1 situazione, 1 pagina. Il vincolo, ciò che hai fatto e ciò che è 284 00:20:01,883 --> 00:20:07,050 successo. Rimuovi i nomi delle aziende e i dettagli sensibili prima di inviarli tramite 285 00:20:07,050 --> 00:20:11,860 il sito web. Inviami 1 valore lavorativo e costruirò un episodio attorno ad esso. 286 00:20:12,315 --> 00:20:16,091 Sono Bill Van Nort, questo è il podcast sull'Operational ITAM. Mantieni la 287 00:20:16,091 --> 00:20:20,580 comparazione visibile. Segui il cambiamento attraverso la fattura. Comunica il risultato 288 00:20:20,580 --> 00:20:24,560 che puoi sostenere. Parlerò con te la prossima settimana. Prenditi cura di te.