안녕하세요 여러분, 오퍼레이셔널 ITAM 팟캐스트에 다시 오신 것을 환영합니다. 저는 빌 반 노트입니다. 오늘 우리는 계정으로 들어가기 전에 프레젠테이션에 포함된 절감액을 따라가고 있습니다.

라이선스가 정리되었습니다. 변경 티켓이 닫혔습니다. 프로젝트 보고서에 따르면 작업이 완료되었다고 합니다. 그런데 재무부가 여전히 공급업체가 이전 금액을 청구하는 이유를 묻습니다.

아무도 그것이 이제 프로젝트의 일부라고 생각하지 않습니다. 다행히도 송장 덕분에 모두 다시 하나로 모였습니다.

오늘, 결의 테이블: 절약은 어디로 갔는가?

안녕하세요, 오후가 되셨나요, 아니면 저녁 시간대이신가요. 어디서 들으시는지 상관없이, 기업 기술의 덜 화려한 기계 장치를 이해 가능하게 만드는 쇼입니다. 커피를 드세요.

15 번째 에피소드에서 갱신 결정을 내릴 수 있는 사람을 확립했습니다. 우리는 그 사람에게 실제로 승인할 수 있는 증거, 옵션 및 조건을 제공했습니다.

오늘 우리는 승인 후부터 시작합니다. 우리는 결과를 설명할 때까지 1 개 변경 사항을 따라갈 것입니다.

FinOps Foundation 의 보고 및 분석 가이드라인은 실제 지출과 결정 뒤에 있는 추정치를 비교하도록 요구합니다. 이는 유용한 시작점입니다. 실질적인 과제는 어떤 문제가 발생하든 원래 추정치를 매번 변경하지 않으면서 그 사이의 거리를 설명하는 것입니다.

내 의견은 명확히 표시되어 있습니다: 원래 비즈니스 사례는 파일에 그대로 두어야 합니다. 예상을 업데이트하는 것은 절대적으로 필요합니다. 조직이 무엇이 변경되었는지 배울 수 있도록 이전 버전을 유지하십시오. 그렇지 않으면 모든 프로젝트가 결국 마지막에 입력한 숫자와 정확히 일치하게 됩니다.

가상의 회사와 발명된 소프트웨어 계약을 사용하겠습니다. 이는 공급업체 가격이나 고객 결과를 나타내는 것이 아닌 가상의 미국 달러 금액입니다. 우리는 1 월부터 12 월까지의 일력을 따를 것입니다.

회사는 소프트웨어 라이선스 1000개에 대해 라이선스당 월 20달러를 지불합니다. 월 20000달러, 1년 전체로는 240000달러입니다.

작업 검토 결과 800 개의 소프트웨어 라이선스가 지속적인 비즈니스 요구 사항을 충족할 수 있음이 확인되었습니다. 제안된 감축은 1 월부터 200 개의 라이선스로 시작되며, 동일한 단가 기준으로는 매월 4000 달러를 절감하거나 연간 48000 달러를 절감하는 효과가 있습니다.

그것이 우리가 원래 산정했던 총 예상치입니다. 총 (Gross) 은 변경 비용 전을 의미합니다. 또한 이는 조건부입니다: 수량은 상업적으로 감축 가능해야 하며, 변경은 1 월에 발효되어야 하고, 남은 서비스는 여전히 요구 사항을 충족해야 합니다.

자본 흐름을 따르기 전에 비교하는 기준을 설정하겠습니다. 이 사례에서 재무팀은 기존 서비스를 1000 개의 소프트웨어 라이선스와 동일한 20 달러 단가로 유지하는 것이 해당 연도를 위한 지원 가능한 대안이라고 동의했습니다. 우리는 현재 송장과 변경되지 않은 갱신 옵션을 보유하고 있어 이를 뒷받침할 수 있습니다.

비즈니스 요구사항은 그대로 유지됩니다. 감소는 폐쇄된 부서를 제거하는 것이 아니라 불필요한 할당을 제거합니다. 비교에 숨겨진 가격 인상, 세율 변경, 통화 변동, 또는 서비스 다운그레이드는 없습니다.

그 가정들이 이 예시를 읽기 쉽게 유지합니다. 본인의 기록에서는 각각 확인이 필요합니다.

이렇게 합의한 비교 기준이 기준선입니다. 결과를 무엇과 비교하는지 나타냅니다. 작년 지출, 올해 예산, 공급업체의 최초 견적, 미래 수요 예측은 서로 다른 기준선입니다. 동일한 청구서도 어느 기준선과 비교하느냐에 따라 유리하거나 불리하게 보일 수 있습니다.

수요가 실제로 바뀌었다면 별도로 설명하세요. 고객이 늘었거나 다른 사업부를 인수했을 수 있습니다. 승인된 비교는 유지하고, 새로운 범위와 증거를 제시하는 조정된 분석을 추가하세요. 출발점을 조용히 바꾼 뒤 그 차이를 성과라고 부르지 마세요.

기간도 필요합니다. 월 절감액에 12를 곱하면 해당 요율로 1년 동안의 금액을 나타냅니다. 그것이 실제로 12개월의 편익이 발생했다는 증거는 아닙니다. 이 차이는 곧 중요해집니다.

팀 간 인계 과정에서 이런 원칙을 놓치기 쉽습니다. 미사용 할당을 발견한 사람은 기회를 추정하고, 조달팀은 협상 결과를 기록하며, 실행팀은 작업을 완료로 표시할 수 있습니다.

재무팀은 인정된 결과를 보고할 수 있습니다. 모두 유용한 이정표지만 각각 날짜와 증거가 필요합니다. 이 4가지를 모두 절감 완료로 표시하면 보고서는 실제 진행 상황을 보여주지 못합니다.

원래 추정치와 최신 예측 및 현재까지 확인된 결과를 함께 유지하세요. 원래 추정치가 틀렸다면 짧은 설명을 남겨두세요. 합리적이었지만 상황이 변했다면 그 변화를 문서화하세요. 여러분은 다음 결정을 개선하려고 하는 것이지, 아무도 이 점에 대해 논의할 필요가 없도록 열을 정렬하려는 것이 아닙니다.

팀이 계획보다 늦게 정리 작업을 마칩니다. 1 월에는 여전히 1000 개의 유료 라이선스이 유지됩니다. 서명된 변경 사항은 2 월 1 일부터 효력을 발생합니다.

또 다른 차이도 있습니다. 공급업체는 계약 수량을 850개 라이선스까지만 줄이는 데 동의합니다. 이 가상의 수정 계약에서 정한 최소 수량입니다. 특정 소프트웨어 공급업체의 규칙을 말하는 것이 아닙니다.

인가된 소유자가 해당 옵션을 수락하고, 팀은 구매된 라이선스 850 개에 대해 할당된 라이선스 800 개를 기록합니다. 여전히 지불 중인 할당되지 않은 라이선스은 50 개입니다. 이는 이미 달성한 다른 절감 사항이 아닌 가용 용량입니다.

이제 수정된 예상을 설명할 수 있습니다. 우리는 1 월에 계획된 4000 달러의 감소를 잃었습니다. 나머지 11 개월 동안, 추가된 50 개의 유료 라이선스은 원래 목표보다 매월 1000 달러 더 비용이 들었습니다. 원래 예상의 또 다른 11000 달러는 올해 실현되지 않을 것입니다.

48000에서 시행 시점 때문에 4000을 빼고, 유지된 계약 수량 때문에 11000을 더 빼면, 해당 역년의 예상 구독료 절감액은 33000달러입니다.

여기 더 간단한 확인 방법이 있습니다. 월별 청구서는 2 월에 20000 에서 17000 으로 떨어질 것입니다. 11 개월 동안 3000 달러가 적습니다. 총 33000 달러입니다.

운영 정리 작업은 완료되었으나, 상업적 결과는 처음 제안된 것보다 작을 수 있습니다. 두 문장은 모두 보고서에 포함되어야 합니다. 이 작업을 실패라고 부르면 감소를 간과하게 되며, 예측에 48000 을 유지하면 합의를 간과하게 됩니다.

여기에서 증거를 연결합니다. 승인된 제안서, 서명된 수정안, 유효 날짜 및 할당 기록을 함께 보관하세요.

각각 다른 질문에 답합니다. 우리는 무엇을 의도했습니까? 공급업체가 동의한 것은 무엇입니까? 그 의무는 언제 변경되었습니까? 팀이 실제로 구현한 것은 무엇입니까?

변경 사항을 혜택 기록과 청구 조사에서 참조할 수 있는 안정적인 참조를 제공하세요. 새로운 플랫폼이 필요하지 않습니다. 사람들이 지원 문서를 찾을 수 있다면 기존 갱신 기록에 있는 참조만으로도 충분합니다.

Microsoft 의 비즈니스 구독 라이선스 구매 또는 제거에 대한 지침은 여기서 유용한 구분을 제시합니다. 사용자에게서 라이선스를 할당 해제하는 것과 구매한 라이선스를 제거하는 것은 별도의 단계입니다. 제거 시기는 청구 방식과 적용 가능한 기간에 따라 달라집니다. 요금이 부과될 시기를 예측하기 전에 실제 구독과 계약을 확인하세요.

그것은 우리가 발명한 850 라이선스 최소한과는 별개의 실제 제품 메커니즘입니다. 더 적은 할당량을 보여주는 스크린샷은 할당량에 대해 무엇을 증명합니다. 그것은 그 자체로 낮은 지불 가능 수량을 증명하지 않습니다.

접근 권한을 제거하기 전에 책임 있는 사람들과 서비스, 데이터 및 보관 요구사항이 계속 유지되는지 확인하세요. 변경 사항으로 인해 승인된 직원이 필요한 업무를 수행하지 못하게 되면 더 저렴한 청구서는 성공적인 결과가 아닙니다.

우리의 가상의 회사도 정리를 완료하기 위해 외부 전문가에게 6000 달러를 지불합니다. 이 예시에서 이는 유일한 추가 구현 비용이며, 해당 비용은 연중 발생하고 지급되며 재무부는 이를 이익 비교에 포함합니다.

구독 감액 33000 달러에서 구현 비용으로 6000 달러를 차감하면 연도별 예상 순편익은 27000 달러가 됩니다.

내부 직원들도 변경 작업에 시간을 할애합니다. 이 노력을 기록하십시오. 이 경우 기존 용량 내에 포함되므로 추가 인건비나 대체된 자금 지원 작업이 식별되지 않으므로 추가 현금 지급을 발명하지 않습니다.

중요한 업무를 대체했다면, 대체된 것이 무엇인지 명시하고 평가하십시오. 지급된 송장은 의사결정의 유일한 비용이 아닙니다.

완료 확인은 티켓 상태보다 더 많은 것이 필요합니다. 서비스 소유자가 올바른 할당이 제거되었는지, 필요한 사람들이 접근 권한을 유지했는지, 구매된 양이 수정 사항과 일치하는지 확인해야 합니다. 할당을 실제로 제어하는 시스템에서 날짜가 기록된 기록을 보관하세요. 자동화된 규칙이 내일 그 할당들을 다시 설정할 수 있다면 작업을 종료하기 전에 해당 규칙의 소유자를 식별하세요.

서비스에 비례하여 검사를 유지하세요. 휴면 계정이 제거되었기 때문에 전체 애플리케이션을 다시 테스트할 필요는 없습니다. 다만 제거가 발생했음을 알 필요가 있으며, 불필요하다고 판단한 이유가 타당함을 알아야 합니다. 변경 요청만 증거로 제시되는 경우 구현은 검증되지 않았습니다.

반론은 타당합니다: 이는 소소한 감소를 위해 많은 확인을 필요로 하는 것처럼 들립니다. 노력은 비례해야 합니다. 작은, 단순한 변경에는 몇 개의 연결된 기록과 짧은 검토가 필요할 수 있습니다. 하지만 여전히 유효 날짜, 실제 양, 그리고 도달하는 데 드는 비용이 설정되어야 합니다. 사실들이 단순하면 계산은 더 짧아집니다.

이 시점에서 우리는 수정된 예상을 가지고 있습니다. 아직 한 해의 결과를 완전히 확인하지는 않았습니다. 이제 우리가 필요로 하는 것은 송장이며, 그것이 바로 우리의 사례가 더 흥미로워지는 지점입니다.

잠깐 쉬어볼까요? 이 작업에 대한 실용적인 절차를 원하신다면, Operational ITAM 스토어에는Validate Benefits and Report Business Outcomes라는 1 가지 절차가 있습니다. 이는 절차 F02 입니다.

그것은 편집 가능한 HTML 절차, SVG 흐름도 및 현지 채택과 증거 체크리스트를 포함합니다. 시작 입력에는 합의된 기준선, 승인된 조치, 송장 또는 견적서, 구현 비용, 통화, 기간 및 비즈니스 결과 증거가 포함됩니다.

이는 재무팀과 대화를 시작할 수 있는 구조화된 장소를 제공합니다.

조직에 맞게 책임과 측정 결정을 조정하세요.

절차는 재무팀이 인식할 내용을 결정하지 않으며, 해당 숫자 뒤의 기록을 대체하지 않습니다.

operationalitam.com/store 에서 내용을 확인하실 수 있습니다. 이는 저의 유료 리소스이며, 구매는 쇼를 지원해 줍니다. 오늘의 과제는 이미 가지고 있는 정보를 사용하며 구매가 필요하지 않습니다.

또한 운영 ITAM(operationalitam.com) 에서 팟캐스트와 실용적인 리소스를 찾을 수 있습니다. 누군가 절감액이 어디로 갔는지 계속 묻는다면, 이 에피소드를 공유하는 것이 유용할 수 있습니다.

좋습니다. 다시 송장입니다.

1 월은 정확히 20000 달러로 청구됩니다. 그러나 2 월과 3 월도 20000 달러로 청구되는데, 서명된 수정안은 2 월부터 17000 달러를 요구합니다. 4 월과 5 월에는 정확한 17000 달러가 도착합니다.

5 월 말에 그 5 장의 송장 총액은 94000 달러입니다.

우리의 5 개월간 변경되지 않은 기준선은 100000 입니다. 현재 송장에는 6000 달러의 감액이 표시되어 있습니다.

계약은 다른 수치를 지지합니다. 1 월에 20000 달러, 그 다음 4 개월 동안 17000 달러로 총계는 88000 달러입니다. 기준선과 비교하면 이는 5 월까지 12000 달러의 감소를 의미해야 합니다.

6,000 달러의 격차는 2 월에 추가로 부과된 3,000 달러와 다시 3 월에 부과된 금액입니다. 이는 수정안으로 뒷받침되는 청구 분쟁이며, 계약 가격의 추가 감축이 아닙니다.

그 구분을 명확히 유지하세요. 5 월 보고 마감일에는 현재 기록된 송장에 의해 지원되는 6000 과 이의 제기 중인 추가 6000 을 표시합니다. 재무부는 이의 제기 금액이 조직 정책 하에서 회계 조정이 필요한지 여부를 결정합니다. 예상 크레딧은 해당 크레딧이 도착했음을 증명하는 증거가 아닙니다.

조사는 구체적이어야 합니다. 구독, 법적 실체, 두 개의 송장 번호, 관련 서비스 기간, 합의된 수량 및 수정안의 유효일을 식별하십시오. 공급업체가 식별한 2 가지 차이점을 수정하도록 요청하십시오. 이는 '절감 보고서가 이상해 보입니다'라는 메시지로 해결하는 것보다 훨씬 쉽습니다.

Microsoft의 청구서 지침은 청구 대상 서비스 기간과 청구서 날짜를 구분합니다. 이 구분은 이 사례 밖에서도 중요합니다. 이번 달에 받은 문서가 이전 기간에 관한 것일 수 있습니다. 늦게 이루어진 정정을 새로운 운영 개선으로 오인하지 않도록 두 날짜를 모두 기록하세요.

우리의 가상의 사례에서 공급자는 이의를 받아들여 6 월에 6000 달러 크레딧을 발행합니다. 이는 6 월의 정상적인 17000 달러 청구액에 적용되어 해당 송장에 대해 11000 달러가 지급되도록 합니다.

6 월은 11,000 달러의 서비스가 되지 않았습니다. 반복되는 요금은 여전히 17,000 달러이며, 6,000 달러는 2 월과 3 월을 수정하는 것과 관련이 있습니다.

그 크레딧을 원래 송장들과 연결하고 적용 시기를 표시하세요. 재무가 이미 이전 기간에 수정을 인식했다면, 그 후의 도착은 해당 항목을 해결합니다. 이는 절감 보고서에서 두 번째 이익을 생성해서는 안 됩니다.

현금이 절약되었다고 말하려면 정산 (settlement) 을 확인하세요. 송장, 비용 항목, 청구 조정 잔액, 그리고 지급은 관련 기록이지만 서로 대체할 수 없습니다. 우리 가상의 완료된 연도에서 모든 관련 청구와 청구액 조정은 모두 정산되었습니다. 그 시점 이전에는 증거가 지지하는 라벨을 사용하세요.

연도를 마무리하겠습니다. 7 월부터 12 월까지 구독은 매월 17000 달러로 유지됩니다. 추가 청구 오류, 새로운 라이선스 또는 추가 프로젝트 비용이 발생하지 않습니다. 서비스 책임자는 지속되는 서비스가 합의된 요구 사항을 충족함을 확인합니다.

청구액 조정을 반영한 최종 구독료 합계는 207000달러입니다. 1월의 20000에 17000씩 11개월을 더해 확인할 수 있습니다. 기준선 240000달러와 비교하면 절감액은 33000입니다.

구현 비용 6,000 달러를 뺍니다. 명시된 가정 하에 연도별 순편익은 27,000 달러입니다.

청구액 조정은 이미 이 결과에 포함되어 있습니다. 다시 더하면 편익이 과대평가되고, 제외하면 과소평가됩니다. 이 조정은 청구 기록을 수정된 계약상 의무에 맞추는 것입니다.

이제 원래 48000 에 무슨 일이 있었는지 설명할 수 있습니다. 4000 은 변경이 한 달 후에 시작되었기 때문에 손실되었고, 11000 은 약속이 850 개의 라이선스으로만 줄어들 수 있었기 때문에 손실되었습니다.

변경 사항을 구현하는 데 6000 이 지출되었습니다. 나머지 27000 은 완료된 사례에 의해 지원됩니다.

그것은 다른 사람이 재현할 수 있는 설명입니다. 또한 다음 프로젝트에 유용한 정보를 제공합니다. 유효 날짜는 더 많은 주의를 필요로 했습니다. 최소한의 약속은 원래 예측가 배포되기 전에 테스트되었어야 합니다. 기술 작업이 완료된 후 청구는 추적을 필요로 했습니다.

연간 환산 절감액을 묻는다고 가정해 봅시다. 월 3000달러라면 동일한 범위, 요율, 계약 조건이 유지될 때 12개월의 반복 구독료 절감액은 36000입니다. 이는 앞으로의 연간 환산 수치입니다. 올해의 비용 차감 전 절감액 33000이나 순편익 27000을 대체하지 않습니다.

관리자가 방출된 예산을 다른 서비스에 지출하는 경우 해당 할당을 별도로 보고해야 합니다. 총 기술 예산이 유지되더라도 원래 서비스의 비용은 더 적을 수 있습니다. 또한, 총 예산이 낮아진다고 해서 반드시 여러분의 특정 행동이 감소를 초래한 것임을 증명하지는 않습니다.

Amazon Web Services 는 라벨이 중요한 이유에 대한 또 다른 유용한 예를 제공합니다. 해당 서비스의 Savings Plans 활용 문서에는 동일한 사용량에 대한 추정 On-Demand 비용 대비 총 순편익 (total net savings) 이 정의되어 있습니다. 이는 명확한 비교입니다.

그것은 조직의 청구가 지난달에 비해 그 금액만큼 감소했다는 것을 의미하지 않습니다.

Amazon Web Services, 또는 일반적으로 AWS 라고 불리는 서비스도 해당 커밋먼트가 얼마나 사용되었는지 보고합니다. 워크로드가 감소하면 해당 커밋먼트에 어떤 일이 발생하고 다른 자격 있는 사용량이 이를 흡수하는지 확인하세요.

기술적 감축과 재무적 감축은 서로 다른 시기에 발생할 수 있습니다.

정답은 사용량, 계약 및 청구 증거에 모두 있습니다.

라이선스 사례에서 구매했지만 할당하지 않은 50개 라이선스는 나중에 신규 입사자에게 제공할 수 있습니다. 실제로 재사용했다면 기록하세요. 구매를 피했다고 주장하려면 재사용하지 않았을 경우 필요했을 추가 구매를 문서화하고 재무팀과 비교 기준에 합의하세요. 남은 수량과 그 수량의 재사용을 모두 올해 절감액과 별개의 현금 절감으로 계산하지 마세요.

청구액 조정이 결코 도착하지 않거나 기록이 불완전한 경우라면? 항목을 금액, 증거 격차, 책임자, 그리고 다음 조치와 함께 열어두세요.

지원된 결과와 해결되지 않은 금액을 별도로 보고하세요. 모든 문제가 해결되기 전에 유용한 결과를 얻을 수 있지만, 보고서가 그 한계를 명확히 해야 합니다.

서비스가 더 나빠진다면 어떻게 될까요? 그 결과를 재무적 성과와 함께 고려하세요. 합의된 측정 항목을 추적하세요: 필요한 접근 권한, 작업 완료, 지원 수요 또는 사업자가 설정한 다른 항목 등. 구독 감소는 재작업이나 다른 곳의 운영 문제를 지우지 않습니다. FinOps Foundation 의 Quantify Business Value 가이드라인은 금전적 비용뿐만 아니라 서비스 및 조직 성과를 명시적으로 포함합니다.

다른 사람이 비교 기준과 증거를 따라갈 수 있을 때에만 편익 검증을 마무리하길 권합니다. 범위와 기간을 기록하고 원본 자료를 보관하며 조정 사항을 설명하고 합의된 검토자가 결과를 확인하게 하세요. 기여한 사람들의 공로는 인정하되, 참여 부서 수만큼 금액을 늘려 잡지 마세요.

오늘의 원칙은 추적 가능성입니다. 누군가는 보고된 결과에서 시작하여 승인된 조치, 구현된 변경 사항 및 이를 뒷받침하는 재무 기록으로 거슬러 올라갈 수 있어야 합니다.

수업 종료입니다. 숙제를 여기 둡니다. 약 한 시간을 확보하고 접근 권한이 있는 기록을 사용하여 완료된 기술 변경 사항 1 개를 선택하세요.

원래 예상되는 이득, 그 기준선 및 해당 기간을 기록하세요. 실행된 계약 또는 승인된 변경에서 유효 날짜를 찾아보세요.

구입한 것과 구현된 것을 비교한 다음, 해당 기간을 포괄하는 송장 및 관련 크레딧을 검토하십시오.

변경 비용 기록을 하십시오. 원래 추정치와 지원할 수 있는 결과 사이의 모든 주요 차이점을 설명하십시오. 문서가 누락된 경우 해당 문서를 명시하고 다음 조치를 지시하십시오. 검증된 내용과 해결되지 않은 사항을 서술하는 1 문장으로 마무리하십시오. 그 페이지를 재무 파트너에게 가져가십시오.

F02, Validate Benefits and Report Business Outcomes 를 Operational ITAM Store 에서 찾아서 해당 절차를 반복 가능하게 만드는 데 도움이 되도록 하세요. 링크는 쇼 노트에 있습니다.

The Decision Table 에서 다음 질문은 자연스럽게 발생합니다: 결과를 확인한 후, 이를 다시 검토하게 만드는 요인은 무엇일까요? 이 질문을 완료된 기록 옆에 두세요. 우리는 비즈니스가 변화함에 따라 결정이 어떻게 견디는지 다시 돌아올 것입니다.

사례 파일은 열려 있습니다. 1 상황, 1 페이지. 제약 조건, 수행한 작업 및 발생한 결과입니다. 웹사이트를 통해 전송하기 전에 회사 이름과 민감한 정보를 제거하세요. 1 가치 있는 작업을 보내주시면, 이를 바탕으로 에피소드를 제작하겠습니다.

나는 빌 반 노트입니다. 이는 오퍼레이셔널 ITAM 팟캐스트입니다. 비교를 가시적으로 유지하세요. 청구서를 통해 변화를 추적하세요. 지원할 수 있는 결과를 보고하세요. 다음 주에 다시 말씀드리겠습니다. 안녕히 계세요.